آموزش Word - بخش آخر

[ASHKAN]

ايجاد جدول از طريق منوي جدول ايجاد جدول از طريق منوي جدول ( Draw Table) - امكان تغيير عرض خانه ها - امكان تغيير ارتفاع خانه ها - ادغام و حذف خانه ها - درج متن در محل هاي گوناگون يك خانه (Alignment) - تايپ عمودي ( Text Direction) - تقسيم خانه ها (Split Cells) - مساوي كردن عرض و ارتفاع خانه ها ( Distribute Columns Evenly) , ( Distribute Rows Evenly) - قالب بندي خودكار (Table Auto Format) - درج ستون(Insert Colmun) - درج رديف( Insert Row) - درج خانه (Insert Cell) - حذف(Delete) - شكستن جدول (Break Table) - تكرار تيتر اصلي در جدول(Heading) - جدا كردن يك جدول به دو جدول مستقل(Split Table) - مرتب سازي (Sort) - ايجاد جدول از طريق منوي جدول ( Draw Table) : از منوي Table روي زير منوي Draw Table كليك نمائيد باكليك روي اين گزينه نوار ابزار Table & Border ظاهر ميگردد و گزينه قلم موجود روي اين نوار ابزار به داخل ميرود. روي مداد كليك كنيد. اكنون مداد در دست شماست ، به راحتي ميتوانيد با كليك روي يك نقطه و كشيدن آن چهارگوشي كه همان خط دور يا حاشيه جدول است ، رسم كنيد. حال نوبت كشيدن خط هاي وسطي جدول است . رسم اين خط ها نيز آسان است كافيست تا از نقطه بالايي يك خط به سمت نقطه پائيني چهارگوش رسم كنيد. براي ايجاد بقيه ستونها و رديفها از همين روش استفاده كنيد. - روش ديگر ايجاد جدول : اين روش از طريق نوار ابزار استاندارد انجام ميگيرد . براي درج جدول بايد روي نشانه جدول كه به نام Insert Table مي باشد كليك كنيد. - امكان تغيير عرض خانه ها : براي آنكه بتوانيد عرض خانه هاي خود را كم و زياد كنيد ، كافيست تا بين دو خانه قرار بگيريد با قرار گرفتن بين دو خانه نشانه شما به شكل يك فلش دو طرفه درخواهد آمد. حال با كشيدن خط به سمت ديگر يك خانه بزرگتر و خانه ديگر كوچكتر مي گردد. اگر خواستيد فقط يك خانه بزرگتر گردد نه يك ستون بايد آن را بلوك كنيد. براي انجام اين كار بايد نشانگر ماوس را بر روي آن خانه قرار داده و يك كليك كنيد تا خانه مورد نظر بلوك گردد. در اين حالت است كه با تغيير عرض خانه فقط عرض خانه بلوك شده در آن رديف تغيير پيدا ميكند. با قرار گرفتن بين خانه ها و جابجايي ستون فقط همان ستوني كه روي آن قرار گرفته ايد تغيير عرض پيدا خواهد كرد. - امكان تغيير ارتفاع خانه : همانطور كه براي تغيير عرض ستــون مابين دو ستون قرار گرفتيد براي تغيير ارتفاع خانه ها نيز بايد بين دو رديف قرار بگيريد. اكنون ميتوانيد ارتفاع خانه ها را به دلخواه تغيير دهيد. - ادغام و حذف خانه ها : براي آنكه بتوان خانـــه ها را ادغـــام و يا حـــذف نمود بايــد از روي نوار ابزار Table & Border روي نشانه پاك كن (Eraser) و سپس روي خطي که وسط دو خانه قرار گرفته کليک نمود .با انجام اين عمل خط حذف شده و دو خانه تبديل به يك خانه ميگردد. اين عمل را ميتوان براي ديگر خانه ها نيز انجام داد تا خطوط جدول حذف گردند . با برداشتن اين خطوط خانه هاي جدول ادغام يا حذف مي گردند. - درج متن در محل هاي گوناگون يك خانه (Alignment) : براي آنكه بتوانيد در محل هاي گوناگون يك خانه تايپ كنيد كافيست روي خانه مورد نظر كليك راست كنيد. حال با انتخاب گزينه Alignment سه حالت مختلف براي قرار گرفتن متن در يك خانه در اختيار شماست اين حالتها را مي توانيد از روي نوار ابزار مشاهده كنيد. - تايپ عمودي ( Text Direction) : براي تايپ عمودي در جدول كافي است خانه مورد نظر را انتخاب كرده سپس كليك راست نمائيد. حال با انتخاب گزينه Text Direction متن به شکل عمودي تايپ خواهد شد. البته هر بار كليك مجدد موجب چرخش به حالتي ديگر ميگردد. اين گزينه را ميتوان از روي نوار ابزار يا از منوي Format انتخاب کرد. با كليك روي اين گزينه انتخاب نوع تايپ وجود دارد كافيست تا روي گزينه آن كليك نموده و ok را بزنيد. تعداد ستون ها (Number of Columns) : در اين گزينه بايد مشخص كنيد كه خانه يا خانه هاي انتخاب شده به چند خانه تقسيم شوند فرضاً اگر يك خانه انتخاب كرده باشيد ميتوانيد عدد دو را در اين گزينه وارد كنيد تا يك خانه به دو خانه تقسيم شود. تعداد رديف ها (Number of Rows) : در اين گزينه مي توان تعداد رديفها را مشخص نمود. ادغام خانه ها قبل از تقسيم (Merge Cells Before Split) : توسط اين گزينه ميتوانيد مشخص كنيد كه در صورت نياز اول خانه هاي انتخابي با هم ادغام شده ( ادغام ) سپس عمل تقسيم انجام پذيرد. زماني كه دو خانه را بلوك مي كنيد با زدن كليك راست Merge Cells ظاهر ميشود يا ميتوانيد از نوار ابزار و يا از منوي Table استفاده كنيد. - مساوي كردن عرض و ارتفاع خانه ها: براي مســاوي كردن عــــرض و ارتفاع خانــــه ها دو نشـــانه روي نـــوار ابزار Table & Border وجــــود دارد يكي عرض خـــانه ها را مساوي کرده(Distribute Columns Evenly) و ديگري ارتفاع خانه ها را مساوي مي نمايد (Distribute Rows Evenly) اين دو گزينه را در منوي Table ميتوانيد بيابيد. قالب بندي خودکار قالب بندي خودكار (Table Auto Format) اين زير منو كه در منوي Table قراردارد اين امكان را ايجاد مي کند تا از طرح هاي پيش آماده برنامه Word استفاده كنيد. با كليك روي اين زير منو پنجره اي ظاهر ميشود. در سمت چپ توسط گزينه Formats انواع و اقسام طرح هاي آماده را در اختيار داريد. پس از تايپ جدول و بلوك آن كافيست يكي از اين طرحها را انتخاب كنيد. با انتخاب طرح مورد نظر تمامي جدول شما به شكل نمونه انتخابي در خواهد آمد. 1- تائيد قالبها (Format To Apply) : الف) كناره ها (Borders) : توسط اين گزينه ميتوان خطهاي جدول را برداشته يا گذاشت. ب ) سايه(Shading) : توسط اين گزينه ميتوان از انواع و اقسام سايه در جدول استفاده نمود. ج ) قلم (Font) : توسط اين گزينه انواع و اقسام مختلف قلمها را مي توان در جدول بكار برد. د ) رنگ (Color) : توسط اين گزينه اين امكان را داريد تا از رنگهاي مختلف در جدول استفاده كنيد. ( البته در صورتيكه چاپگر رنگي در اختيار داشته باشيد). ه ) جمع كردن خودكار (Autofit) : اين گزينه موجب جمع شدن و مرتب شدن جدول ميگردد. توجه : اگر داخل اين گزينـــه ضربدر نزنيد با ضــربدر زدن داخل گزينه ي سايه فقط از ترام هاي بين سفيد و مشكي براي رنگهاي داخل جدول استفاده ميشود. - تائيد قالبهاي ويژه (Apply Special Formats to) : با انتخاب اين گزينه ميتوانيد مشخصات تيتر اصلي را تغيير جلوه دهيد. الف ) سرتيتر رديف (Heading Rows) : كليك روي اين انتخاب موجب خواهد شد تا رديف اول بعنوان تيتر اصلي قرار بگيرد. ب ) ستون اول (First Column) : كليك روي اين انتخاب موجب خواهد شد تا ستون اول بعنوان تيتر اصلي در نظر گرفته شود. ج ) رديف آخر (Last Row) : كليك روي اين انتخاب موجب خواهد شد تا رديف آخر سرتيتر اصلي در نظر گرفته شود . نمونه اين جدول بيشتر در هنگام تايپ سندهاي حسابداري مورد استفاده قرار مي گيرد كه رديف انتهايي ( يا جمع ) بعنوان تيتر مي باشد. د ) ستون آخر (Last Colmun) : كليك روي اين انتخاب موجب خواهد شدتا ستون آخر بعنوان سرتيتر اصلي در نظر گرفته شود. امكان اين كه دو تيتر اصلي داشته باشيم نيز وجود دارد . كافيست بر روي دو گزينه كليك كنيم. درج ستون درج ستون(Insert Colmun) : براي اضافه كردن يك ستون مي توان از منوي Table زير منوي Insert Colmun را انتخاب نمود . - درج رديف( Insert Row) : براي اضافه كردن يك رديف مي توان از منوي Table زير منوي Insert Row را انتخاب نمود. - درج خانه (Insert Cell) : براي اضافه كردن يك خانه مي توان از منوي Table زير منوي Insert Cell را انتخاب نمود . حذف(Delete) : براي حذف يك ستون ، يك رديف يا يك خانه مي توان از منوي Table زير منوي Delete را استفاده كرد. شكستن جدول (Break Table) در طول صفحه: بر روي رديفي كه ميخواهيد در صفحه بعد ظاهر شود كليك كرده و Ctrl+Enter را بفشاريد. - تكرار تيتر اصلي در جدول(Heading) : قبل از دانستن اين نكته بايد بدانيد كه در يك جدول بالاترين رديف بعنوان تيتر اصلي در نظر گرفته ميشود. حال اگر بخواهيد اين تيتر اصلي جدول در تمامي صفحات ( هنگامي كه جدول در چند صفحه پشت سرهم تايپ ميشود) تكرار شود كافيست مكان نما را روي تيتر اصلي قرار داده و از منوي Tableروي زير منوي Heading كليك نمائيد. اين عمل موجب خواهد شد كه اين تيتر اصلي در تمامي صفحات پشت سر هم تكرار گردد. جدا كردن يك جدول به دو جدول مستقل (Split Table) : براي تقسيم يک جدول بخشي را كه ميخواهيد اولين قسمت Table دوم باشد كليك و بلوك كنيد در منوي Table زير منوي Split Table را انتخاب كنيد. مرتب سازي (Sort) : توسط اين زير منو كه در منوي جدول قرار دارد ميتوان ستونها را مرتب كرده و حتي ميتوان از نوار ابزار Table & Border نيز از دو گزينه Sort Ascending (مرتب سازي صعودي ) و گزينه Sort Descending ( مرتب سازي نزولي ) استفاده نمود. در كادر محاوره اي Sort ميتوان به ترتيب سه ستون را مرتب نمود. در گزينه Sort by بايد نام ستوني را كه قصد مرتب سازي آن را داريد وارد كنيد. در گزينه Type مشخص كنيد در خانه ها چه تايپ شده که براي آن سه انتخاب وجود دارد 1- متن 2- شماره 3- تاريخ اگر گزينه Ascending را انتخاب نمائيد مرتب سازي صعودي انجام ميشود و اگر گزينه Descending را انتخاب نمائيد مرتب سازي نزولي انجام مي پذيرد. توسط گزينه هاي Then by ميتوان ستونهاي ديگر را نيز مرتب کرد. ( البته به شرطي كه موجب برهم زدن ستون اولي كه براي مرتب سازي تعيين شده نگردند). توسط گزينه My list has بايد مشخص كنيد كه آيا سرتيتر داريد يا خير؟ اگر داريد بايد بر روي Header row كليك كنيد تا آن را هنگام مرتب سازي جابجا ننمايد. مفهوم ماکرو مفهوم ماكرو (Macro) - ضبط و اجراي ماكرو - كار با شيوه ها (Style) - علائم (Book Mark) - مفهوم ماكرو (Macro): ماكرو ها برنامه هاي كوچكي هستند كه براي خودكار كردن وظايف تكراري بكار ميروند. - ضبط و اجراي ماكروها : ضبط ماكروها شبيه به ضبط يك نوار از تمام مراحلي است كه براي انجام يك وظيفه اجرا ميكنيد با اين وجود، ضبط كننده ماكرو داراي بعضي از محدوديت هاست براي جابجايي نقطه درج ، نمي توان از ماوس استفاده كرد، زيرا ضبط كننده ماكرو، جابجايي هاي ماوس را ضبط نمي كند. به جاي استفاده از ماوس براي انتخاب ، كپي يا جابجايي عناصر توسط كليك يا درگ كردن ، بايستي از صفحه كليد استفاده كنيد. با اين وجود، هر جابجايي ماوس كه منوها ، دكمه ها و فرمانها را فعال ميكند، ضبط ميشود. براي ضبط يك ماكرو مراحل زير را انجام دهيد : 1- از منوي Tools زير منوي Macro و سپس گزينه Record Macro را انتخاب كرده يا روي REC در نوار وضعيت دابل كليك كنيد. كادر محاوره اي Record Macro ظاهر ميشود. 2- در كادر Macro Name نامي را براي ماكرويي كه ميخواهيد ضبط كنيد تايپ نمائيد بخاطر داشته باشيد بين كاراكترهاي تايپ شده نبايد فضاي خالي وجود داشته باشد يا از نمادها استفاده كنيد. 3- بـــــراي تعييــــن ماكــــرو به يك نــــوار ابزار يا منـــو روي Toolbars كليك كنيد هنگامي كه كــــادر محاوره اي Customize ظاهــــر ميشود از بـــرگ نشان Command گزينـــــــه Macros را انتخاب كنيــــــد از كادر روبرويي Command گزينه Anormal. New Macros. Macro1 را درگ كــــرده و بر روي يكي از نوار ابـــزارها جاي دهيد. در صـــــورتي كه بخواهيد از كليد ميانبر استفــــاده كنيد در Press New Shortcut Key كليد ميانبر خود را تعريف نموده كه معمولاً از كليد تركيبي Alt استفاده كنيد بهتـــر است سپس روي دكمــه Assign كليك كنيد. 4- مراحل را انجـــام داده ، فرمانها را انتخاب كرده و دستوراتي را براي اجراي وظيفه اي كه ماكرو را ايجـــاد مي كنند ، وارد كنيد. ضبط كننـــده ماكرو آنها را همانطور كه شما انجام ميدهيد ضبــط مي كند. نوار ابــزار Stop Recording روي صفحه ظاهر مي شود و اشاره گر ماوس داراي يك نـــــوار كاست كوچك است كه به آن ضميمه شده است. ماننـــد يك ضبط نوار ، ميتوان ضبط ماكرو را بطــــور موقتي متوقف كرده و سپس از محـــل قطع، ادامه داد. بــراي قطع موقتي ضبط ، روي دكمـــه Pause Recording از نوار ابـــزار Stop Recording كليك كنيــد. براي ادامه ضبط، روي همان دكمه كليك كنيد. قطع موقت سبب عدم ضبط بخشــي از ماكرو نخواهد شد. 5- هنگامـــي كه كار تمــــام شــد و ميخواهيــد ضبط را قطــع كنيد روي دكمـــه Stop Recording در نوار ابــــــزار Stop Recording كليك كنيــــــد براي اجـــــراي ماكـــــرويي كه ايجـــــاد كــــرده ايد يكـــي از كارهـــاي زير را انجام دهيد : روي دكمه اي كه به نوار ابزار اضافه كرده ايد كليك كنيد. كليد هاي تركيبي كه بصورت كليد ميانبر ايجاد كرده ايد را فشار دهيد. كليد هاي ALT+F8 را فشار دهيد تا كادر محاوره اي Macros ظاهر شود نام ماكرو مورد نظر را انتخاب كرده و سپس روي Run كليك كنيد. از منوي Tools زير منوي Macro و سپس گزينه Macros را انتخاب كنيد تا كادر محاوره اي Macros ظاهر شود نام ماكرويي كه ميخواهيد بكار ببريد را انتخاب كردو و سپس روي Run كليك كنيد. براي حذف ماكرو ميتوانيد كليد هاي ALT+F8 را فشار دهيد تا كادر محاوره اي Macros ظاهر شود نام ماكرو مورد نظر را انتخاب كرده و سپس روي Delete كليك كنيد. كار با شيوه ها (Style) : شيوه هاي Word امكان داشتن قدرت و قابليت انعطاف در هنگام قالب بندي مدرك را ارائه ميدهند. - تعيين شيوه براي متن : براي تعيين يك شيوه پاراگرافي براي چندين پاراگراف ، پاراگرافها را انتخاب كنيد. براي تعيين يك شيوه پاراگرافي براي يك پاراگراف ، مكان نما را در محلي از پاراگراف قرار دهيد براي تعيين يك شيوه كاراكتري ، متن مورد نظر را انتخاب كرده و سپس اعمال زير را انجام دهيد: 1- در نـــوار ابزار Formatting روي فلش رو به پائين Style كليك كنيد تا ليستي از شيوه هاي قابل دسترس با نام هر شيوه كه در قلم شيوه نمايش داده شده است را مشاهده كنيد. نمادهاي موجود در ليست نيز نشان ميدهند كه شيوه يك شيوه پاراگرافي يا كاراكتري است و ضمناً اندازه قلم و ترازبندي آن را نمايش ميدهند. 2- شيوه مورد نظر را با كليك كردن روي نام آن ، انتخاب كنيد. شيوه به متن مشخص شده اعمال ميشود. 3- البتــه شما ميتوانيد از كليد هاي تركيبي Ctrl+Shift+S و استفاده از كليد هاي Arrow Key و زدن Enter شيوه مورد نظر خود را انتخاب و اعمال نمائيد. ايجاد و اعمال يك شيوه جديد : شما محدود به استفاده از شيوه هاي تعريف شده Word نيستيد . براي تعريف يك شيوه مراحل زير را انجام دهيد: 1- از منوي Format روي زير منوي Style كليك كنيد. 2- روي دكمه New كليك كنيد. كادر محاوره اي New Style ظاهر ميشود. 3- گزينه هاي شيوه را بصورت زير تنظيم كنيد: در كادر متن Name نام شيوه جديد را وارد كنيد. از ليست بازشو Style Type ، انتخاب Paragraph را برگزينيد. اگر ميخواهيد شيوه جديد بر اســاس يك شيوه موجود باشد، روي فلــش بازشو Based on كليك كرده و شيوه پايه مورد نظر را از ليست انتخاب كنيد. اگر ميخواهيد شيوه جديد، بخشي از الگويي باشد كه مدرك جاري بر اساس آن است، گزينه Add to Template را انتخاب كنيد. اگر اين گزينه را انتخاب نكنيد، شيوه جديد فقط در مدرك جاري قابل دسترس خواهد بود. اگر ميخواهيد تغييرات قالب بندي بطور مستقيم به پاراگراف هاي قالب بندي شده با اين شيوه ارائه شوند، گزينه Automatically Update را انتخاب كنيد( فقط براي شيوه هاي پاراگرافي قابل دسترس است) تا بطور خودكار به تعريف شيوه اضافه شوند. روي دكمه Format كليك كرده و قالب بندي و تغييرات را از گزينه ها انتخاب كنيد. براي بازگشت به كادر محاوره اي Style روي Ok كليك كنيد. براي تعيين شيوه جديد براي متن يا پاراگراف جاري ، روي Apply كليك كرده و يا براي ذخيره تعريف شيوه جديد بدون اعمال آن به متني ، روي Close كليك كنيد.• علامت گذاريBook Mark چيست ؟ يك بخش از محلي در سند است كه ما براي مراجعه بعدي آن را نامگذاري يا مشخص مي كنيم. نمايش Book Mark در سند : - در منوي Tools روي زير منوي Option كليك كرده سپس برروي برگ نشان View برويد. - گزينه Book Mark را انتخاب كنيد. - اگر Book Mark را به بخشي اختصاص داده ايد Book Mark در بين دو كروشه (]. . . [ ) در صفحه ظاهر ميشود. اضافه كردن Book Mark در سند : 1- در محلي كه ميخواهيد به آن يك Book Mark اختصاص دهيد انتخاب نمائيد تا در جايي كه ميخواهيد Book Mark درج كنيد كليك نمائيد. 2- در منوي Insert روي زير منوي Book Mark كليك نمائيد. 3- در زير Book Mark name اسمي را تايپ كرده يا انتخاب نمائيد. 4- روي Add كليك كنيد. توجه داشته باشيد اسم بايد با يك حرف الفبا شروع شود و ميتواند شامل عدد هم باشد ولي نميتوان از علائم استفاده نمود. حذف يك Book Mark : در منوي Insert زير منوي Book Mark كليك نمائيد ( قبل از هر چيز بايد متن يا بخش را انتخاب كنيد). روي اسم Book Mark دلخواه كه قصد حذف آن را داريد كليك كرده سپس روي Delete كليك كنيد. رجوع به يك Book Mark معين : 1- در منوي Insert زير منوي Book Mark كليك نمائيد. 2- در Sort By روشي كه ميخواهيد اسامي Book Mark ها را نمايش دهيد انتخاب كنيد. 3- اگر ميخواهيد Book Mark هاي مخفي را نمايش دهيد كادر Hidden Book Mark را انتخاب نمائيد. 4- در زير Book Mark روي اسم Book Mark مورد نظري كه ميخواهيد به آن برويد كليك كنيد. 5- روي Go To كليك نمائيد. البته ميتوانيد با كمك كليد تركيبي Ctrl+Shift+F5 به كادر محاوره اي Book Mark دسترسي پيدا كنيد.