آموزش Word - بخش دوم

[ASHKAN]

اصول و قوانین تایپ آشنايي با ميز و صندلي تايپيست ميز تايپيست معمولاً داراي دو يا سه كشو مي باشد. تايپيست ميتواند وسايل كار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد اين ميز معمولاً 70 تا 72 سانتيمتر است. ميز تايپيست بايد طوري قرار گيرد كه نور طبيعي از پشت سر و يا سمت راست تايپيست بتابد و اگر تايپيست از چراغ روميزي استفاده ميكند مي بايست چراغ روشنايي در سمت راست ، متناسب با ديد نصب شود. صندلي تايپيست داراي تكيه گاه با دو فنر نرم مي باشد، اين تكيه گاه بوسيله يك اهرم به ميله صندلي متصل است كه تايپيست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود كم يا زياد كند. ميله صندلي از پائين به يك فنر قوي در زير نشيمن گاه مربوط است كه ميتوان آن را به طرف جلو و يا عقب حركت داد. اين صندلي گردان است . ارتفاع استاندارد آن از كف تا زير زانو 45 سانتي متر مي باشد ولي تايپيست به تناسب اندام خود ميتواند آنرا بالا و يا پائين ببرد . قبل از شروع كار به نكات زير توجه نمائيد : به گونه ای كه تكيه گاه پشت ، كف پاها و همچنين مهره هاي ستون فقرات به حالت صاف قرار گيرند ، روی صندلی بنشینید. خم شدن به جلو يا عقب ضمن ايجاد خستگي باعث بروز عوارض ناشي از عدم رعايت صحيح نشستن نيز مي گردد. اكنون كارهاي عملي را شرح خواهيم داد : 1-صفحه كليد را طوري روي ميز قرار دهيد كه لبه كي برد با لبه ميز موازي باشد و به حالت صحيح و مناسب بين دو دست شما قرار گيرد. 2-صندلي خود را طوري ميزان كنيد كه فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشيد. 3-پاهايتان زير صندلي قرار نگيرد بلكه كف پاها در زير ميزو بطور صاف روي زمين قرار گيرد و پاي راست كمي جلوتر از پاي چپ شما باشد . 4-دستهاي شما مي بايست با ماشين زاويه 90 درجه تشكيل دهد. 5-انگشتان خود را به حالت نيمه خمـيده روي دگمه ها بگذاريد و از تكان دادن بازو يا مچ ها خودداري نمایید. مكاتبات اداري و بازرگاني : مكاتبات : مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و سازمان كه ميتواند به وسيله پست يا فرد انجام گيرد. مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس بايگاني مي گردد. مكاتبات بر دو نوع است : 1- مكاتبات بازرگاني 2- مكاتبات اداري - مكاتبات بازرگاني : مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالي . مطالب چاپي روي نامه هاي بازرگاني بشرح زير است : بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد. سرلوحه آن عبارتست از : - علامت تجاري - نام موسسه - شماره ثبت دفتر شركت ها - نشاني - تلفن - نشاني تلگرافي ، تلكس و يا فاكس - نوع فعاليت - مكاتبات اداري : تفاوت مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتاری آن مي باشد . قوانین تایپ فارسی - قوانين تايپ اكنون شروع به تايپ نمائيد. با زدن Space كلمات از يكديگر جدا مي شوند. زمانی که يك سطر تمام مي شود براي رفتن به سطر بعد لازم نيست Enter بزنيد ، برنامه توسط خصوصيت Word Wrap موجب مي گردد كه سطر شما بدون زدن Enter شكسته شود . اكنون يك جمله به پايان رسيد . نقطه را گذاشته و ادامه دهيد تا جمله بعدي نيز تمام شود. آيا بنظر شما يك پاراگراف پايان پذيرفته و يا چون دو جمله داريد ، دو پاراگراف تايپ كرده ايد؟ در جواب بايد گفت يك پاراگراف شامل يك حرف ، يك سطر يا چند سطر است كه تا پايان نپذيرفته Enter نبايد زد. هرگاه Enter زده شد به مفهوم پايان يك پاراگراف است. - اصول تايپ تمرين : شكيبا – ساسان – مامان – تينا – تمشك – آسان – انگشتان – بايگاني – گلابي – گيتي – مالش - نان – آب – شام – سام – سياست – كياست – تابستان – شايان – مات – ماش – كمك ياس – تلاش- يال – شبنم – شب – كمال – كمان – سيمين – شكاك – شكيل - آسمان آبان – لباس – سامانتا- تمام – شميم – نيك – اناب – آسياب – لام – كام – گلاب – گلشن – كامياب – تابان – سلام – كتلت – سيمان - آبي - از كليد ميانبر ALT+SHIFT سمت چپ براي تبديل صفحه كليد به لاتين و از كليد ميانبر ALT+SHIFT سمت راست براي تبديل صفحه كليد به فارسي استفاده كنيد. از كليد تركيبي CTRL+SHIFT سمت چپ براي چپ چين و از كليد تركيبي CTRL+SHIF سمت راست براي راست چين كردن استفاده نمایید. آشنایی با میز کار وصندلی تایپیست ميز تايپيست معمولاً داراي دو يا سه كشو مي باشد. تايپيست ميتواند وسايل كار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد اين ميز معمولاً 70 تا 72 سانتيمتر مي باشد. ميز تايپيست بايد طوري قرار گيرد كه نور طبيعي از پشت سر و يا سمت راست تايپيست بتابد و اگر تايپيست از چراغ روميزي استفاده ميكند مي بايست چراغ روشنايي در سمت راست متناسب با ديد وی نصب شود. صندلي تايپيست داراي تكيه گاه با دو فنر نرم مي باشد، اين تكيه گاه بوسيله يك اهرم به ميله صندلي متصل است كه تايپيست ميتواند ارتفاع آن را متناسب اندام خود كم يا زياد كند. ميله صندلي از پائين به يك فنر قوي در زير نشيمن گاه مربوط است كه ميتوان آن را به طرف جلو و يا عقب حركت داد. اين صندلي گردان است . ارتفاع استاندارد آن از كف تا زير زانو 45 سانتي متر است ولي تايپيست به تناسب اندام خود ميتواند آنرا بالا و يا پائين ببرد اين صندلي بدون دسته و چرخ دار مي باشد . قبل از شروع كار به نكات زير توجه نمائيد : بطوري كه تكيه گاه پشت ، كف پاها و همچنين مهره هاي ستون فقرات به حالت صاف قرار گيرند، روی صندلی بنشیند. خم شدن به جلو يا عقب ضمن ايجاد خستگي باعث بروز عوارض ناشي از عدم رعايت صحيح نشستن نيز مي گردد. اكنون كارهاي عملي را شرح خواهيم داد : 1- صفحه كليد را طوري روي ميز قرار دهيد كه لبه كي برد با لبه ميز موازي باشد و به حالت صحيح و مناسب بين دو دست شما قرار گيرد. 2- صندلي خود را طوري ميزان كنيد كه فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشيد. 3- پاهايتان زير صندلي قرار نگيرد بلكه كف پاها در زير ميزو بطور صاف روي زمين قرار گيرد و پاي راست كمي جلوتر از پاي چپ شما باشد . 4- دستهاي شما مي بايست با ماشين زاويه 90 درجه تشكيل دهد. 5- انگشتان خود را به حالت نيمه خمـيده روي دگمه ها بگذاريد و از تكان دادن بازو يا مچ ها خودداري كنيد. مکاتبات اداری و بازرگانی مكاتبات : مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و سازمان كه ميتواند به وسيله پست يا فرد انجام گيرد. مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس بايگاني مي گردد. مكاتبات بر دو نوع است : 1- مكاتبات بازرگاني 2- مكاتبات اداري - مكاتبات بازرگاني : مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالي . بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد. سرلوحه آن عبارتست از : -علامت تجاري -نام موسسه -شماره ثبت دفتر شركت ها -نشاني -تلفن -نشاني تلگرافي و تلكس و يا فاكس -نوع فعاليت - مكاتبات اداري : تفاوت مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتن آن مي باشد . ابعاد نامه هاي اداري : طبق دستور العمل اداره كل بهبود روشها در سازمان امور اداري و استخدامي كشور كاغذها بشرح زير در موارد مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد : - كاغذهاي A3 : بدون سرلوحه است و براي تهيه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار مي گيرد. - كاغذ هاي A4 : مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 بيشتر باشد ( براي گزارش هم از اين كاغذ استفاده مي شود ). - كاغذ A5 : مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 كمتر باشد . - كاغذ A6 : بدون سرلوحه است و براي نامه نگاري بين كارمندان مورد استفاده قرار مي گيرد و فقط در طرف چپ و بالاي كاغذ كلمه (يادداشت ) چاپ ميشود. طبق اين دستورالعمل اندازه نامه هاي اداري بر دو نوع است : - نامه هاي بزرگ A4 : به ابعاد 297 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر بيشتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود. - نامه هاي كوچك A5 : به ابعاد 148 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر كمتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود. نحوه تهيه نامه هاي اداري : اجزاء مختلف نامه اداري : هر نامه اداري داراي پنج جزء بشرح زير مي باشد : 1-سرلوحه 2-عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه 3-متن نامه 4-مشخصات امضاء كننده نامه 5-گيرندگان رونوشت اينك بشرح هر يك از اجزاء بالا مي پردازيم : 1- سرلوحه : -آرم جمهوري اسلامي ايران سمت راست يا بالاي نامه . -نام سازمان اصلي زير آرم و نام واحد يا اداره وابسته زير نام اصلي . -تاريخ در سمت چپ -شماره در سمت چپ -پيوست در سمت چپ 2- عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه : الف : عنوان گيرنده عنوان گيرنده كه با كلمه ( به ) در نامه مشخص ميشود عبارت است از : نام شخص يا موسسه اي كه نامه براي او فرستاده ميشود. ب : عنوان فرستنده عنوان فرستنده كه با كلمه ( از) در نامه مشخص ميشود عبارت است از : نام شخص ، موسسه ، سازمان و يا واحد سازماني كه نامه از طرف آن نوشته ميشود. ج : موضوع نامه موضوع نامه عبارت است از عبارت كوتاه و گويايي كه مبين محتواي نامه باشد. (يعني متن نامه درباره چه موضوعي مي باشد ). مثال : به : سازمان انرژي اتمي اصفهان از: فني حرفه اي استان اصفهان موضوع: ماموريت جهت آموزش 3- متن نامه : منظور از متن نامه مطالب و شرحي است كه در مورد موضوع نامه نوشته ميشود . متن نامه ممكن است از يك يا چند پاراگراف تشكيل شده باشد كه قسمت اول را پاراگراف افتتاحيه و بعد از آن را پاراگراف مياني و قسمت آخر را پاراگراف اختتاميه مي نامند. پاراگراف : اصولاً پاراگراف شامل يك بند يا يك قسمت است كه از چند جمله مربوط به هم تشكيل شده و ضمن اينكه پاراگراف ، خود داراي معني مستقلي است اما با پاراگراف هاي بعدي نيز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا مي شوند. 4- مشخصات امضاء كننده نامه : مشخصات امضاء كننده نامه در سمت چپ نامه مي باشد . نام و نام خانوادگي مقام يك يا دو سطر فاصله موقعيت سازماني امضاء كننده بايد توجه نمود كه نام و نام خانوادگي درست در وسط عنوان پست سازماني امضاء كننده قرار ميگيرد. در مواردي كه مقام ديگري حق امضاء نامه را بجاي امضاء كننده اصلي داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء كننده نام و نام خانوادگي امضاء كننده اصلي و همچنين عنوان سازماني وي نوشته شده و با اضافه كردن عبارت ( از طرف) در جلوي آن امضاي نامه بوسيله مقامي كه به او تفويض اختيار شده صورت مي گيرد . نامه هاي اداري بر دو نوع است : 1-نامه هاي وارده : آن دسته از نامه هايي كه به درون ارگان يا سازماني وارد ميشود. 2-نامه هاي صادره : آن دسته از نامه هايي كه به بيرون از ارگان يا سازمان ارسال ميشود. لازم به ياد آوري است كه دفتري بنام دفتر انديكاتور وجود دارد كه مخصوص ثبت كليه مكاتبات نامه هاي وارده و صادره ميباشد. براي ماشين كردن نامه هاي اداري بايد به نكات زير توجه كرد : تحرير كردن مشخصات گيرندگان رونوشت : رونوشت عبارت است از نسخه برداري يا كپي برداري از روي نامه اصلي اگر نامه اداري داراي سه رونوشت براي سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تايپ ميشود كه سه نسخه آن براي آن سه محل ، يك نسخه از رونوشت براي بايگاني قسمت مربوطه و يك نسخه هم كه همان نامه اصلي مي باشد. شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از يك يا دو فاصله سطري از عنوان سازماني امضاء كننده نامه مي باشد. پس از تايپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و يك فاصله سطري داده ، از زير دو نقطه با خط تيره شروع به تايپ قسمت هايي كه نامه بايد به آنجا فرستاده شود مي نمائيم. مثال : رونوشت : - جناب آقاي ... ( با توضيح سمت) - جناب آقاي ... ( با توضيح سمت ) - جناب آقاي ... (با توضيح سمت ) - بايگاني پيوست : هر مدركي كه همراه نامه فرستاده ميشود پيوست ناميده ميشود. در قسمت بالاي نامه كلمه پيوست در سمت چپ بصورت چاپي مي باشد كه اگر نامه اي داراي پيوست باشد بايد جلوي كلمه پيوست كلمه (دارد) را اضافه كنيم و اگر نداشته باشد بصورت خط تيره يا كلمه ( ندارد) نشان داده ميشود. نمونه نامه اداری تاريخ : 7/8/1381 شماره : 6275987پيوست : دارد سازمان آموزش فني و حرفه اي استان اصفهان به : سرپرست آموزش از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهان موضوع : آموزش اينترنت عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفرمدرس را جهت آموزش اينترنت به اين مركز معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي اينترنت به اين شركت ارسال نمايند. قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد. نام و نام خانوادگي مسئول امور اداري نمونه ديگري از يك نامه اداري همراه با رونوشت : تاريخ : 7/8/1381 شماره : پ/75034 پيوست : دارد سازمان آموزش فني و حرفه اي استان اصفهان به : سرپرست آموزش از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهان موضوع : آموزش Word احتراماًء عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفر مدرس را جهت آموزش Word به اين شركت معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي Word به اين شركت ارسال نمايند. قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد. نام و نام خانوادگي مسئول امور اداري رونوشت : - اداره اطلاعات - بايگاني