آموزش Word - بخش هشتم

[ASHKAN]

تنظيمات صفحه (Page Setup) : با كليك روي اين نشانه Page setup ظاهر ميشود قبلاً با اين پنجره آشنا شده بوديد حالا با كادر حاشيه ها (Margins) برويد . در گزينه From Edge دو گزينه بنام Header & Footer مي بينيد كه محل درج متن سرصفحه و يا پائين صفحه را نسبت به لبه كاغذ نشان ميدهد. سرصفحات و پا صفحات متفاوت (Header & Footer) : براي فعال كردن اين گزينه بايد از كادر Layout استفاده كنيد. تفاوت سرصفحه و پاصفحه در صفحات زوج و فرد (Different odd & even) : در حالت عادي و قبل از اينكه در داخــل اين گزينه علامت تيك بزنيد سرصفحه و يا پا صفحه هاي صفحات زوج و فرد همانند يكديگرند يعني اگر در صفحه 1 كلمه “بنام خدا ” را تايپ كنيد ، اين كلمه در تمام صفحات زوج و فرد تكرار ميگردد. اما اگر در داخل اين گزينه تيك بزنيد حال سرصفحات و يا پا صفحات ، زوج با فرد متفاوت است يعني ميتوانيد براي صفحات زوج يك سرصفحه و يا پا صفحه و براي صفحات فرد سرصفحه و يا پاصفحه ديگري داشته باشيد. تفاوت سرصفحه و پا صفحه در صفحه اول (Different First Page) : معمولاً چون در صفحه اول، نام كتاب يا جزوه يا پايان نامه نوشته ميشود ، لذا ميتوان براي صفحه اول يك سرصفحه يا پاصفحه جدا تعريف نمود با زدن تيك داخل اين گزينه سرصفحه و پاصفحه صفحه اول با ديگر صفحات متفاوت خواهد بود. آشکار و پنهان کردن متن پرونده آشكار و پنهان كردن متن پرونده (Show/Hide Document Text) : هنگامي كه سرصفحه خود را باز ميكنيد، چنانچه به متن پرونده خود نگاه كنيد اين متن به رنگ خاكستري مي باشد باكليك روي اين گزينه ميتوانيد از برنامه بخواهيد تا متن پرونده را نمايش ندهد. توجه داشته باشيد كه كليك روي اين گزينه فقط موجب عدم نمايش متن پرونده ميگردد، نه حذف آن . رفت و آمد بين سرصفحه و پا صفحه (Switch Between Header & Footer) : هنگامي كه روي زير منوي Header & Footer در منوي View كليك ميكنيد تا سرصفحه شما باز گردد مكان نماي شما در داخل سرصفحه قرار دارد. با فشردن اين نشانه مكان نما به داخل پا صفحه ميرود اگر يكبار ديگر اين نشانه را بفشاريد مكان نما مجدداً از پا صفحه به داخل سرصفحه خواهد آمد و بدين ترتيب ميتوانيد در سرصفحه و پا صفحه رفت و آمد كنيد البته ميتوانيد از كليدهاي Arrow Key يا جهت نما نيز استفاده كنيد. نمـايش سرصفحــه و پا صفحه در صفحــه قبل و بعـد(Show previus) (Show next): چنانچه در Page setup جلوي گزينه Diffren odd & even علامت تيك قرار داده باشيد، صفحات زوج و فرد با هم متفاوت خواهند بود. توسط كليك روي اين نشانه به سرصفحه و پاصفحه زوج و فرد ميتوانيد مراجعه كنيد. بستن سرصفحه و پاصفحه با Close انجام ميشود. علائم (Symbol) : Word به شمــا امكان ميدهد تا از قلم هاي علائم استفاده كنيد. با اين قلمها حق تايپ نداريد فقط حق داريــد تا براي درج علائم استفاده كنيد علائمي مانند : فلش ، هواپيما، گوشي تلفن و… براي درج ايـــن علائم در صفحه بايد روي منوي Insert زير منوي Symbol كليك نمائيد تا پنجره آن ظاهر گردد. تـــوسط اين كادر محـــاوره اي ميتوانيد علائم مختلف را درج كنيد. براي ايـــن كار اول لازم است تا يكي از قلـــم هاي علائم را انتخاب كنيد. حال روي كاراكتــــر مورد نظر كليك نمائيــــد و بعد با كليـــــك روي كليــد Insert آن كاراكتر روي صفحه شما ( در محل مكان نما) درج خواهد شد. شما ميتوانيد براي كاراكتر مورد نظر كليد تركيبي و ميانبر نيز تعريف نمائيد براي اين كار: 1- كاراكتر مورد نظر خود را انتخاب نمائيد. 2- روي كليد Shortcut key كليك نمائيد. 3- در قسمت Press new shortcut key كليد ميانبر و تركيبي را تعريف كنيد. 4- روي دكمه Assign سپس دكمه Close كليك نمائيد. گلوله ها و شماره ها گلوله ها و شماره ها (Bullets & Numbering) : توسط اين زير منو كه در منوي Format قرار دارد ميتوانيد به اول هر پاراگراف يك گلوله يا شماره اضافه كنيد . البته ميتوانيد از نوار ابزار Formatting با كليك بر روي دكمه هاي Bullets , Numbers نيز استفاده كنيد كه البته براي غير فعال شدن دكمه هاي نوار ابزار ميتوانيد از كليد Backspace استفاده نمائيد. گلوله ها (Bulleted) : توسط اين پنجره ميتوانيد به ابتداي هر پاراگراف گلوله اي بيفزائيد در اين پنجره علائم مختلفي وجود دارد كه ميتوانيد بجاي استفاده از گلوله از آنها استفاده نمائيد. اگر هيچكدام از نمونه هاي علائم مورد نظر شما نبود ميتوانيد توسط گزينه Costomize علائم ديگري را انتخاب كنيد براي فعال شدن اين گزينه بايد هر چيزي را غيراز None انتخاب كنيد با كليك روي اين گزينه پنجره ديگري باز ميشود. اگر دكمه Font را بفشاريد تغيير علائم را در كادر محاوره اي Font فقط در قسمت لاتين ميتوانيد اعمال كنيد از قبيل تغييير رنگ يا سايز قلم . اگر دكمه Bulleted را بفشاريد وارد كادر محاوره اي Symbole ميشويد و ميتوانيد يكي از علائم دلخواه را انتخاب كنيد. در قسمت Bullet position ميتوانيد موقعيت گلوله خود را در سطر جابجا كنيد. در قسمت Text Position ميتوانيد موقعيت متن را نسبت به گلوله مشخص كنيد. ميتوانـــيد متن خود را به گلـــوله نزديك و يا از آن دور كنيد پس از تعيين اين انتخاب ok را بزنيد. شماره (Numbered) : توسط اين كادر ميتوانيد بجاي استفاده از گلوله در اول هر پاراگراف از شماره يا حرف استفاده كنيد در اين پنجره نمونه هاي مختلف شماره وجود دارد اگر هيچ يك مورد پسند شما واقع نشد ميتوانيد توسط گزينه Customize خودتان انتخابها را تعريف كنيد. در قسمت Number Format نــوع قالب شماره را ميتوانيد تعيين كنيد و در قسمت Start at شما ميتوانيد مشخص كنيد كه اولين پاراگراف چه شماره اي داشته باشد . در قسمت Number position ميتوانيد موقعيت شماره را مشخص كنيد و در قسمت Text position ميتوانيد مقدار تو رفتگي لازم را براي فاصله متن نسبت به شماره مشخص كنيد. پاورقي پاورقي (Footnote) - جستجو (Find) - جايگزيني (Replace) - برو به (Go to) - استفاده از خطاياب - پاورقي (Footnote) : براي درج پاورقي بايد از منوي Insert زير منوي Footnote را انتخاب كنيد. با انتخاب اين منو پنجره اي ظاهر ميگردد. پاورقي (Footnote) : با انتخاب اين گزينه و زدن تائيد ، مكان نما به پائين صفحه ميرود و به شما اجازه ميدهد تا توضيح مطلب خود را بنويسيد البته ميتوانيد از كليد تركيبي Alt+Ctrl+F نيز استفاده كنيد. براي درج اولين پاورقي در پاراگراف اول مكان نما را بعد از كلمه راه انداز قرار دهيد، حال از منوي Insert روي زير منوي Footnote رفته كليك نمائيد. اكنون Footnote را تيك بزنيد. حال كليد Ok را بزنيد پس از زدن Ok مكان نما به پائين صفحه انتقال پيدا خواهد كرد و شما ميتوانيد توضيح پائين صفحه را بنويسيد. با زدن ok خود برنامه بطور خودكار عدد يك را كمي بالاتر در محيط متن بعد از كلمه راه انداز قرار داده و همين طور عدد يك پائين صفحه را و از طرفي برا جدا كردن محيط متن و پاورقي خطي رسم كرده است . در كل ميتوان گفت شما فقط يك درج پاورقي كرديد و توضيح نوشتيد اما برنامه دو عدد يك ( يكي در بالاي متن و يكي در پائين متن ) درج كرد و خط جداكننده محيط و متن را نيز كشيده است . چنانچه قلم عددهاي بالاي متن كوچك هستند شما ميتوانيد سايز آنها را تغيير دهيد. زماني كه روي كلمه در درون متن قرار بگيريد توضيح متن پائين صفحه را بشما در Box كوچكي نشان خواهد داد. در صورتيكه بخواهيد پاورقي را از بين ببريد كافي است شماره بالاي كلمه درون متن را بلوك كرده و كليد Delete را از صفحه كليد بفشاريد. در صورتيكه بخواهيد خط جداكننده محيط و متن را به وسط يا سمت راست يا چپ صفحه انتقال دهيد مراحل زير را دنبال كنيد: 1- صفحه را از منوي View به حالت Normal ببريد. 2- از منوي View زير منوي Footnots را انتخاب كنيد توجه داشته باشيد دستور Footnote را از منوي Insert فعال كرده باشيد وگرنه اين زير منو براي شما فعال نخواهد بود. 3- زماني كه صفحه به دو قسمت تقسيم شد از Drap Down جعبه Footnote در صورتيكه Footnote را انتخاب كرده باشيد و در جعبه Endnote در صورتيكه Endnote را انتخاب كرده باشيد گزينه Footnote Separator را انتخاب كنيد خط ظاهر شده و شما ميتوانيد از نوارابزار Formatting با استفاده از كليدهاي Center براي وسط چين كردن Align Right براي راست چين كردن و Align Left براي چپ چين كردن خط استفاده كنيد. 4- شما ميتوانيد از منوي View حال پنجره را به حالت Page Layout ببريد. انتها نويس انتها نويس (Endnote) : با انتخاب اين گزينه و درج آن ، توضيحات بجاي آنكه در پائين صفحه قرار گيرند در انتهاي متن يا انتهاي هر بخش قرار مي گيرند. شماره (Numbering) : شماره خودكار (Auto Number) : برنامه بطور خودكار شماره ميزند. علائم (Custom Mart) : در اين انتخاب ميتوانيد بجاي استفاده از شماره يا حرف از علائم استفاده كنيد ، در اينصورت برنامه براي پاورقي اول يكبار آن علامت را درج کرده و به همين ترتيب ادامه ميدهد ؛ با كليك روي Symbol ميتوان علامت مورد نظر را انتخاب کرد. براي اينكه بتوان به ديگر امكانات پاورقي دسترسي پيدا کرده مي توان روي گزينه Options كليك نمود . در اين گزينه دو كادر محاوره اي وجود دارد : همه پاورقي ها (All Footnote) : همانطور كه گفته شد پاورقي معمولاً در پائين هر صفحه قرار دارد اما چنانچه خواستيد ميتوانيد محل آن را در زير متن نيز قرار دهيد . معمولاً اين انتخاب در كتابها استفاده نمي شود اما اجراي آن در برنامه وجود دارد : 1- در پائين صفحه (Bottom of Page) كه اين گزينه معمولاً متداول است. 2- در زير متن (Beneath Text) كه معمولاً متداول نيست. روش شماره گذاري (Number Format) : توسط اين گزينه ميتوان روش شماره گذاري را تغيير داد. شروع از (Start at) : معمولاً شروع اولين پاورقي عدد يك مي باشد، اما اگرروي ادامه يك كتاب يا پرونده ديگر كار مي كنيد ميتوانيد شماره شروع را تغيير دهيد. همه انتها نويس ها (All Endnote) : محل انتهانويس (Place at) : اگر بخاطر داشته باشيد گفته شد محل انتها نويس ها در انتهاي پرونده است . اما در صورت لزوم ميتوان جاي آنها را در انتهاي هر بخش نيز تعريف نمود. 1- انتهاي هر بخش (End of section) 2- انتهاي هر پرونده (End of document) روش شماره گذاري (Number format) : توسط اين گزينه ميتوان روش شماره گذاري را تغيير داد. شروع از (Start at) : شماره آغازين را تغيير ميدهد. شماره گذاري (Numbering) : الف) ادامه دار (Continuous) : انتخاب اين گزينه موجب مي شود تا شماره توضيحات بصورت مرتب پشت سر هم اعمال شود. ب ) شروع مجدد در هر بخش (Restart each section) : اين انتخاب موجب خواهد شد تا پس از شروع هر بخش شماره ها مجدداً از يك آغاز شوند. تبديل (Convert) : براي فعال شدن اين گزينه ابتدا بايد Footnote يا Endnote را انتخاب کرد. اگر يك پرونده را كامل تايپ کنيد و در آن از پاورقي استفاده نماييد، به كمك كادر محـــاوره اي All Footnote و با كليك روي گزينه Convert ميتوان تمام پاورقي ها را به انتها نويس تبديل کرد. اين گزينه در كادر محاوره اي All Endnote نيز وجود دارد و در صورت وجود انتهانويس، همه انتها نويس ها را به پاورقي تبديل مي کند. - جستجو(Find) : توسط اين فرمان كه در منوي Edit قرار دارد ميتوان حروف و كلمات را جستجو کرد و يا ميتوان از كليد تركيبي Ctrl+F استفاده نمود. متني را تايپ كنيد. در قسمتFind از گزينه Find What كلمه اي را كه جستجو مي كنيد تايپ کرده و Enter را بزنيد تا اولين كلمه يافت مي شود . حال با كليك روي گزينه Find Next ميتوانيد به دنبال بقيه كلمه ( مورد نظر ) موجود در متن بگرديد. در صورتيكه كليد More را فشار دهيد كادر ديگري باز ميشود. در اين كادر ميتوان براي جستجوي متن حساسيت هايي را ايجاد نمود. محدوده جستجو (Search) : اگر بخواهيد در گزينه Find تمامي پرونده را جستجو کنيد بايد در انتخابها محدوده جستجو ALL باشد ( يعني جستجو در همه پرونده ) . با انتخاب گزينه Down با باز كردن فهرست رو به پائين ميتوان از برنامه خواست تا از محل مكان نما به پائين و با انتخاب گزينه UP از محل مكان نما به بالا را جستجو کرد. جايگزيني (Replace) : اين زير منو كه در منوي Edit قرار گرفته به شما اين امكان را ميدهد تا به دنبال كلمه گشته و بتوانيد آن را با كلمه ديگري جايگزين نمائيد. براي دسترسي به اين زير منو از كليد فوري و تركيبي Ctrl +H نيز ميتوان استفاده نمود. براي انجام اين كار كافيست در Find What كلمه مورد نظر را در Replace With کلمه ي جايگزين را وارد کرد. بقيه گزينه ها همان است كه در فرمان Find در اختيار داشتيد. اما در اين پنجره دو گزينه ديگر بنام Replace, Replace All وجود دارد. گزينه Replace تک تک ، کلمه يافته شده را با كلمه جديد جايگزين ميکند اما گزينه Replace All هر آنچه را كه بيابد جايگزين خواهد کرد. برو به …..(Go To) : اين زير منو در منوي Edit وجود دارد و از كليد فوري Ctrl+G يا F5 يا دبل كليك روي سمت چپ سطر وضعيت مي توان به اين كادر محاوره اي دسترسي پيدا کرد. اگر به شما بگويند در يك پرونده ي فرضاً 200 صفحـــه اي به صفحه 42 برويد آيا فقط به كمك كليدهاي ويرايشي اين كار را انجام ميدهيد ( يعنـــي با كليدهايي مثل Page Down, Page Up ) . اين روش ، روش صحيحي نيست ، كافيست كليد فوري اين زير منو را بزنيد. اين گزينه به شما اين امكان را خواهد داد تا به فرامين زير دسترسي سريعتر داشته باشيد. ُاستفاده از خطاياب خطايابي املايي و گرامري هنگام تايپ : علاوه بر كنترل املاء و گرامر كل مدرك در هر بار ، Word ميتواند متن را هنگام تايپ نيز كنترل كند. كلماتي كه در فرهنگ لغت وجود ندارند، با يك زير خط موجدار قرمز رنگ و خطاهاي گرامري با يك خط سبز رنگ مشخص مي شوند. خطاها را مي توان همان موقع يا هر زمان ديگري رفع نمود. براي كار كردن با يك كلمه يا عبارتي كه با خطاياب خودكار املاء يا گرامر ، زير خط دار شده است ، روي كلمه يا عبارت ، كليك راست كنيد. منويي ظاهر ميشود كه شامــــل پيشنهادات جــايگزيني كلمـــه ( در صورت پيدا شدن ) و چنديـــن فرمان مرتبط است. براي خطاهاي املايي ، انتخابهايي بصورت زير وجود دارد : 1- متني را تايپ كنيد در صورت پيدا شدن زير خط موج دار قرمز روي كلمه كليك راست كنيد. 2- براي جايگزيني كلمه با يكي از جايگزين هاي پيشنهادي ، روي كلمه جايگزين كليك كنيد. 3- براي چشم پوشي از تمام موارد مشابه در مدرك ، برروي Ignore All كليك كنيد. 4- براي اضافه كردن كلمه به فرهنگ لغت ، برروي Add كليك كنيد. 5- براي افزودن اشتباه تايپي به ليست ابتدا ، Auto Correct ابتدا را انتخاب كرده و سپس املاي جايگزين مناسب را انتخاب كنيد. 6- براي شروع يك خطايابي منظم ، روي Spelling كليك كنيد. تمام گزينه هايي كه در بالا گفته شد در اين كادر وجود دارد. هنگامي كه روي يك خطاي گرامري كليك راست مي كنيد انتخابهاي زير به شما پيشنهاد ميشوند : 1- يك جايگزين پيشنهادي براي درج در مدرك ، انتخاب كنيد. 2- براي چشم پوشي از خطاي موجود ، Ignore Sentence را انتخاب كنيد. 3-براي شروع يك خطايابي گرامري منظم ، Grammar را انتخاب كنيد. البته ميتوانيد از كليد تركيبي F7 يا از نوار ابزار Standard كليد Spelling & Grammer را نيز انتخاب كنيد. براي ظاهر كردن كلمات زير خط دار با خطايابي خودكار املايي و گرامــــري از منوي Tools زير منوي Option سپس برگ نشان Spelling & Grammer و گزينه هاي Check Grammer Spelling as you type, Spelling ، Check Spelling as you type راانتخاب كنيد. و اگر مـــدركتان شامل كلمـــات زيرخط داري با خطايابـــي خــــودكار املايي و گرامــــري است و ميخواهيــد زيـــر خـــط ها را پنهان ســـازيد، از منـــــوي Tools زير منوي Option سپـــس برگ نشـان Spelling & Grammer و گزينــــه هــاي Hide Spelling Errors in This Document,Hide Grammatical Errors in This Document را برگزينيد. براي نمايش دوباره زير خط ها اين دو گزينه را از انتخاب خارج كنيد.