در این فصل می اموزید تفاوت فرم و گزارش را و با طراحی گزارش آشنا میشویدو با ساخت گزارشات پیشرفته آشنا شوید.
توانایی کار با گزارشات در Access
آشنایی با شباهتها و تفاوتها بین فرم ها و گزارش ها
1. فرم همواره نمايشي است اما گزارش چون به شكل چاپ شده عرضه مي‌شود ثابت و متداوم است.
2. فرم را بايد در صفحه نمايش ديد و اين كار براي بسياري از كساني كه به اطلاعات نياز دارند ناممكن است.
3. فرم را نمي‌توان مبنا قرار داد و بر اساس يك فيلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبناي يك فيلد مي‌توان گزارش تهيه نمود.
-گزارش را به صورت تصويري نيز مي‌توان ارائه داد.
شناسایی اصول کار با انواع گزارشات
آشنايي با طراحي Report :
Report ---------> New:
1. Design View
2. Report Wizard
3. AutoForm:Columnar
4. AutoForm:Tabular
5. Chart Wizard
6. Label Wizard
نحوه ايجاد گزارش همانند فرم ميباشد، در حالت AutoForm ها مي‌توان گزارش به صورت ستوني زير هم و يا ستوني در مجاورت هم داشته باشيم
طرز كار با Report Wizard :
1. ابتدا تعيين جدول يا پرس‌و جو ، Next
2. انتخاب فيلدهاي شركت كننده در گزارش
3. انتخاب فيلد سر گروه در صورت نياز (Grouping Levels)
4. Next
5. امكان مرتب كردن تا 4 فيلد به دو صورت صعودي يا نزولي
6. Next
7. امكان آرايش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط‌كشي و همچنين نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق يا عمودي
8. Next
9. در اين مرحله چند شيوه رايج ايجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه مي‌كند هر گزينه نام يكي از اين شيوه‌هاست. با انتخاب يكي از اين گزينه‌ها نتيجه در سمت چپ قابل مشاهده ميباشد ، در اين مرحله با انتخاب نحوه تشگيل گزارش و Finish گزارش تهيه مي‌شود.
نتیجه را مشاهده کنید.
AutoReport:Columnar
AutoReport:Tabular
این دو گزارش به روش Autoform در قسمت فرم ساخته میشود.
Group /Totals Report
ايجاد گزارش از طريق Design view
نحوه ايجاد گزارش از طريق نماي طراحي مانند ساخت فرم در نماي طراحي مي باشد و تمام ابزارهاي ذكر شده در نماي طراحي رم در گزارش نيز استفاده مي شود. با همان قابليتها و ذكر 2 نكته زير در گزارش حائز اهميت است.
1- از گزارشها براي مقايسه و خلاصه كردن اطلاعات مي توان استفاده نمود.
2- از گزارشها براي گردهمبندي داده ها مي توان استفاده كرد و هر گروه را مي توان جداگانه نمايش داد و بر روي آن محاسبات انجام داد
روش كار
ابتدا در نماي Design view قرار گيريد و بدين صورت كه از جدول يا quenery مورد نظر را انتخاب مي كنيم.
سه بخش عمده در نماي طراحي گزارش page footer- Details- Page header
چون ساير مراحل ايجاد مانند فرم است لذا گروهبندي و مرتب سازي در گزارش را بررسي مي كنيم.
روش كار
View sorting and grouping و يا دكمه اي را از ابزار انتخاب مي كنيم.
1- در قسمت field/ expression نام فيلدي كه مي خواهيم در گروهبندي قرار گيرد انتخاب مي كنيم و حداكثر فيلدهاي انتخابي را از 1 تا 10 مي باشد.
2- sort order نحوه مرتب كردن به صورت صعودي a scendiny يا نزولي descending را فراهم مي آورد. Groopproperties در اين مرحله مشخص مي كنيد كه گروهبندي داراي سربرگ و پاورقي باشد يا نه؟ Group header : yes / no، Group footer : yes / no
3- Group on كه شامل دو مقدار است
گروهبندي روي كميه مقادير در زمينه
1- each value 2-
prefine characters
گروهبندي روي محتواي nكاراكتر اول
مشخص كردن n در اين گزينه مي باشدGroup inter Val
نحوه چاپ چگونه باشد و پشت سر هم باشد يا با توجه به گروهبندي جدا شوند توسط اين گزينه مي باشد. در گزارش گيري توسط wizard شكل لازم است.
براي درج شماره صفحه و تاريخ به صورت زير مي توان اقدام نمود.
Insert
page number
Insert
date undtime
اضافه کردن تاریخ و زمان و شماره صفحه برای گزارشات
برای اضافه کردن تاریخ جاری به گزارش خود ابتدا یک کنترل از نوع Text box در نمای طراحی در قسمت Details ایجاد کرده و بر چسب ان (label) این کنترل را حذف کنید سپس از منو view گزینه properties را انتخاب کرده و از برگ نشان Data خصوصیت Control source را انتخاب و مقدار =date() را در جایگاه ان وارد کنید.
از برگ نشان format خصوصیت format را انتخاب و مقدار LongDate را برای ان انتخاب کنید.
نكته1 : برای درج زمان در قسمت control source مقدار =time() را وارد کنید و خصوصیت format را هر مقداری خواستید انتخاب کنید.
نكته2 :برای درج تاریخ و زمان به طور همزمان بجای استفاده از 2 تابع ذکر شده از تابع =Now() استفاده کنید.
توانایی کار با گزارشات در Access
آشنایی با شباهتها و تفاوتها بین فرم ها و گزارش ها
1. فرم همواره نمايشي است اما گزارش چون به شكل چاپ شده عرضه مي‌شود ثابت و متداوم است.
2. فرم را بايد در صفحه نمايش ديد و اين كار براي بسياري از كساني كه به اطلاعات نياز دارند ناممكن است.
3. فرم را نمي‌توان مبنا قرار داد و بر اساس يك فيلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبناي يك فيلد مي‌توان گزارش تهيه نمود.
-گزارش را به صورت تصويري نيز مي‌توان ارائه داد.
شناسایی اصول کار با انواع گزارشات
آشنايي با طراحي Report :
Report ---------> New:
1. Design View
2. Report Wizard
3. AutoForm:Columnar
4. AutoForm:Tabular
5. Chart Wizard
6. Label Wizard
نحوه ايجاد گزارش همانند فرم ميباشد، در حالت AutoForm ها مي‌توان گزارش به صورت ستوني زير هم و يا ستوني در مجاورت هم داشته باشيم
طرز كار با Report Wizard :
1. ابتدا تعيين جدول يا پرس‌و جو ، Next
2. انتخاب فيلدهاي شركت كننده در گزارش
3. انتخاب فيلد سر گروه در صورت نياز (Grouping Levels)
4. Next
5. امكان مرتب كردن تا 4 فيلد به دو صورت صعودي يا نزولي
6. Next
7. امكان آرايش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط‌كشي و همچنين نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق يا عمودي
8. Next
9. در اين مرحله چند شيوه رايج ايجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه مي‌كند هر گزينه نام يكي از اين شيوه‌هاست. با انتخاب يكي از اين گزينه‌ها نتيجه در سمت چپ قابل مشاهده ميباشد ، در اين مرحله با انتخاب نحوه تشگيل گزارش و Finish گزارش تهيه مي‌شود.
نتیجه را مشاهده کنید.
AutoReport:Columnar
AutoReport:Tabular
این دو گزارش به روش Autoform در قسمت فرم ساخته میشود.
Group /Totals Report
ايجاد گزارش از طريق Design view
نحوه ايجاد گزارش از طريق نماي طراحي مانند ساخت فرم در نماي طراحي مي باشد و تمام ابزارهاي ذكر شده در نماي طراحي رم در گزارش نيز استفاده مي شود. با همان قابليتها و ذكر 2 نكته زير در گزارش حائز اهميت است.
1- از گزارشها براي مقايسه و خلاصه كردن اطلاعات مي توان استفاده نمود.
2- از گزارشها براي گردهمبندي داده ها مي توان استفاده كرد و هر گروه را مي توان جداگانه نمايش داد و بر روي آن محاسبات انجام داد
روش كار
ابتدا در نماي Design view قرار گيريد و بدين صورت كه از جدول يا quenery مورد نظر را انتخاب مي كنيم.
سه بخش عمده در نماي طراحي گزارش page footer- Details- Page header
چون ساير مراحل ايجاد مانند فرم است لذا گروهبندي و مرتب سازي در گزارش را بررسي مي كنيم.
روش كار
View sorting and grouping و يا دكمه اي را از ابزار انتخاب مي كنيم.
1- در قسمت field/ expression نام فيلدي كه مي خواهيم در گروهبندي قرار گيرد انتخاب مي كنيم و حداكثر فيلدهاي انتخابي را از 1 تا 10 مي باشد.
2- sort order نحوه مرتب كردن به صورت صعودي a scendiny يا نزولي descending را فراهم مي آورد. Groopproperties در اين مرحله مشخص مي كنيد كه گروهبندي داراي سربرگ و پاورقي باشد يا نه؟ Group header : yes / no، Group footer : yes / no
3- Group on كه شامل دو مقدار است
گروهبندي روي كميه مقادير در زمينه
1- each value 2-
prefine characters
گروهبندي روي محتواي nكاراكتر اول
مشخص كردن n در اين گزينه مي باشدGroup inter Val
نحوه چاپ چگونه باشد و پشت سر هم باشد يا با توجه به گروهبندي جدا شوند توسط اين گزينه مي باشد. در گزارش گيري توسط wizard شكل لازم است.
براي درج شماره صفحه و تاريخ به صورت زير مي توان اقدام نمود.
Insert
page number
Insert
date undtime
اضافه کردن تاریخ و زمان و شماره صفحه برای گزارشات
برای اضافه کردن تاریخ جاری به گزارش خود ابتدا یک کنترل از نوع Text box در نمای طراحی در قسمت Details ایجاد کرده و بر چسب ان (label) این کنترل را حذف کنید سپس از منو view گزینه properties را انتخاب کرده و از برگ نشان Data خصوصیت Control source را انتخاب و مقدار =date() را در جایگاه ان وارد کنید.
از برگ نشان format خصوصیت format را انتخاب و مقدار LongDate را برای ان انتخاب کنید.
نكته1 : برای درج زمان در قسمت control source مقدار =time() را وارد کنید و خصوصیت format را هر مقداری خواستید انتخاب کنید.
نكته2 :برای درج تاریخ و زمان به طور همزمان بجای استفاده از 2 تابع ذکر شده از تابع =Now() استفاده کنید.