technology120
New member
خرید دستگاه حضور و غیاب یکی از حیاتی‌ترین تجهیزات در سازمان‌ها، مدارس، شرکت‌ها و مجموعه‌های صنعتی است. حفظ عملکرد درست و طول عمر بالای این دستگاه، نیازمند نگهداری اصولی و آگاهانه است. در این مقاله، با روش‌هایی آشنا می‌شویم که به افزایش دقت، پایداری و دوام این ابزار مدیریتی کمک می‌کند.
بنابراین، بهتر است دستگاه در مکانی نصب شود که تهویه مناسبی دارد، از تابش مستقیم آفتاب به دور است، و در معرض رطوبت یا مواد خورنده قرار ندارد. همچنین، دیوار یا پایه نصب باید کاملاً محکم باشد تا لرزش یا سقوط احتمالی رخ ندهد.
برای این منظور، استفاده از دستمال میکروفایبر خشک یا کمی مرطوب برای پاک‌کردن سطح حسگر، بدون مواد شوینده خورنده، کفایت می‌کند. این کار باید به صورت منظم، به‌ویژه در محیط‌های پررفت‌وآمد، انجام شود. تمیزی دستگاه تنها جنبه بهداشتی ندارد، بلکه مستقیماً روی کارایی آن اثر می‌گذارد.
معمولاً این بروزرسانی‌ها از طریق USB، کابل شبکه یا به‌صورت آنلاین قابل انجام هستند. بهتر است در فواصل مشخص، وضعیت سیستم بررسی شده و در صورت نیاز، آخرین نسخه نصب شود.
برای پیشگیری، توصیه می‌شود از یک محافظ برق مناسب استفاده شود و اتصالات برق و شبکه هر چند وقت یک‌بار بازبینی شوند. در صورت استفاده از باتری پشتیبان، باید وضعیت شارژ آن نیز چک شود تا در مواقع قطع برق دستگاه خاموش نشود.
مثلاً، استفاده چند نفر از یک شناسه یا تعریف کاربر با اطلاعات ناقص ممکن است باعث ایجاد تداخل و پیچیدگی در گزارش‌گیری شود. بهتر است کاربران به‌صورت منظم به‌روزرسانی شوند و افرادی که از سازمان خارج شده‌اند، حذف گردند.
پیشنهاد می‌شود که به صورت هفتگی یا ماهانه، اطلاعات به‌صورت خودکار یا دستی از دستگاه استخراج و روی یک فضای امن ذخیره شوند. نرم‌افزارهای همراه این دستگاه‌ها معمولاً امکان خروجی‌گیری از داده‌ها را با فرمت‌های مختلف ارائه می‌دهند.
برگزاری یک آموزش کوتاه برای کارکنان در خصوص نحوه استفاده، رعایت نکات بهداشتی، و اطلاع از خطاهای رایج، می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در کاهش خرابی‌های دستگاه داشته باشد.
اصول صحیح نگهداری از دستگاه حضور غیاب
1-توجه به شرایط محیطی نصب دستگاه
قبل از هر چیز، محیط نصب دستگاه نقش مهمی در سلامت بلندمدت آن دارد. عواملی مثل گردوغبار، رطوبت، دمای نامناسب و نور مستقیم خورشید می‌توانند به مرور زمان به قطعات داخلی آسیب بزنند.بنابراین، بهتر است دستگاه در مکانی نصب شود که تهویه مناسبی دارد، از تابش مستقیم آفتاب به دور است، و در معرض رطوبت یا مواد خورنده قرار ندارد. همچنین، دیوار یا پایه نصب باید کاملاً محکم باشد تا لرزش یا سقوط احتمالی رخ ندهد.
2- تمیز نگه داشتن دستگاه (مخصوصاً حسگرها)
دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی یا تشخیص چهره، وابسته به عملکرد دقیق حسگرها هستند. این حسگرها اگر دچار آلودگی یا چربی شوند، در تشخیص درست دچار خطا خواهند شد.برای این منظور، استفاده از دستمال میکروفایبر خشک یا کمی مرطوب برای پاک‌کردن سطح حسگر، بدون مواد شوینده خورنده، کفایت می‌کند. این کار باید به صورت منظم، به‌ویژه در محیط‌های پررفت‌وآمد، انجام شود. تمیزی دستگاه تنها جنبه بهداشتی ندارد، بلکه مستقیماً روی کارایی آن اثر می‌گذارد.
- از پارچه‌ی میکروفایبر خشک یا کمی مرطوب برای پاک کردن نمایشگر و سطح دستگاه استفاده کنید.
- هرگز از مواد شوینده‌ی شیمیایی قوی یا الکل مستقیم استفاده نکنید.
- در محیط‌های پرگرد و غبار، برنامه‌ریزی برای نظافت روزانه یا هفتگی الزامی‌ست.
3-انجام به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری
با گذر زمان، شرکت‌های سازنده نسخه‌های جدیدی از نرم‌افزار یا فرم‌ور دستگاه ارائه می‌دهند که ممکن است شامل بهبود عملکرد، افزایش امنیت یا اضافه شدن قابلیت‌های جدید باشند. نادیده گرفتن این به‌روزرسانی‌ها ممکن است منجر به بروز خطا یا ناسازگاری با نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب شود.معمولاً این بروزرسانی‌ها از طریق USB، کابل شبکه یا به‌صورت آنلاین قابل انجام هستند. بهتر است در فواصل مشخص، وضعیت سیستم بررسی شده و در صورت نیاز، آخرین نسخه نصب شود.
4-بررسی منظم وضعیت برق و کابل‌ها
یکی از مهم‌ترین دلایل اختلال در عملکرد دستگاه، مشکلات مربوط به منبع تغذیه یا اتصالات است. قطع و وصل ناگهانی برق، نوسانات شدید یا خرابی کابل می‌توانند به بردهای داخلی آسیب برسانند.برای پیشگیری، توصیه می‌شود از یک محافظ برق مناسب استفاده شود و اتصالات برق و شبکه هر چند وقت یک‌بار بازبینی شوند. در صورت استفاده از باتری پشتیبان، باید وضعیت شارژ آن نیز چک شود تا در مواقع قطع برق دستگاه خاموش نشود.
5- تعریف درست کاربران و مدیریت دسترسی‌ها
در نگاه اول شاید تعریف کاربران و سطح دسترسی‌ها ربطی به نگهداری دستگاه نداشته باشد، اما در واقع مدیریت کاربران از بروز خطا، ورود افراد غیرمجاز یا ثبت داده‌های نادرست جلوگیری می‌کند.مثلاً، استفاده چند نفر از یک شناسه یا تعریف کاربر با اطلاعات ناقص ممکن است باعث ایجاد تداخل و پیچیدگی در گزارش‌گیری شود. بهتر است کاربران به‌صورت منظم به‌روزرسانی شوند و افرادی که از سازمان خارج شده‌اند، حذف گردند.
6- پشتیبان‌گیری از اطلاعات ثبت‌شده
داده‌هایی که دستگاه ثبت می‌کند، بسیار مهم و گاهی حیاتی هستند. خرابی دستگاه یا حذف ناخواسته اطلاعات می‌تواند مشکلات زیادی برای بخش منابع انسانی یا مدیریت به همراه داشته باشد.پیشنهاد می‌شود که به صورت هفتگی یا ماهانه، اطلاعات به‌صورت خودکار یا دستی از دستگاه استخراج و روی یک فضای امن ذخیره شوند. نرم‌افزارهای همراه این دستگاه‌ها معمولاً امکان خروجی‌گیری از داده‌ها را با فرمت‌های مختلف ارائه می‌دهند.
- هفته‌ای یک‌بار از داده‌ها پشتیبان تهیه کنید.
- در دستگاه‌هایی که دارای کارت حافظه یا پورت USB هستند، انتقال اطلاعات به‌صورت دستی انجام شود.
- اگر از سیستم‌های ابری استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که ارتباط همواره برقرار است.
7- استفاده از سرویس‌های پشتیبانی و گارانتی
برخی ایرادها یا اختلالات فنی ممکن است نیاز به بررسی تخصصی داشته باشند. در چنین شرایطی، مراجعه به مراکز مجاز خدمات پس از فروش یا ارتباط با تیم پشتیبانی، بهترین گزینه است. استفاده از تعمیرکاران غیرمجاز ممکن است باعث باطل شدن گارانتی یا افزایش هزینه‌های نگهداری شود. بنابراین، در صورتی‌که دستگاه دارای گارانتی فعال است، از خدمات رسمی شرکت سازنده بهره ببرید.- هر ۶ ماه یک‌بار دستگاه توسط تکنسین مجاز بررسی شود.
- در صورت مشاهده کندی عملکرد یا خطا در شناسایی، سرویس را به تعویق نیندازید.
- از قطعات اورجینال در تعمیر یا تعویض قطعات استفاده شود.
8- آموزش کاربران برای استفاده صحیح از دستگاه
در کنار تمام روش‌های نگهداری، یکی از مهم‌ترین عوامل دوام دستگاه، نحوه استفاده کاربران است. اگر افراد طرز استفاده صحیح از دستگاه را ندانند، با برخورد نامناسب، ضربه، کشیدن ناگهانی دست یا لمس زیاد، باعث فرسودگی زودهنگام دستگاه می‌شوند.برگزاری یک آموزش کوتاه برای کارکنان در خصوص نحوه استفاده، رعایت نکات بهداشتی، و اطلاع از خطاهای رایج، می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در کاهش خرابی‌های دستگاه داشته باشد.