تمامی نامه های اداری دارای شش قسمت است:
1_ عنوان(heading)
2_ آدرس (inside address)
3_ ادای احترام (salutation)
4_ بدنه؛متن اصلی (body)
5_ قسمت پایانی (closing)
6_ امضا (signature)
حالا در مورد هر کدام جداگانه توضیح خواهیم داد:
1_ عنوان (heading)
عنوان نامه های اداری مانند نامه های شخصی است.اگر از نوشت افزارهای اداری استفاده می کنید که دارای سربرگ است شما فقط تاریخ را در بالای وسط صفحه می نویسید.
زمانیکه آدرس شما با آدرس مندرج در سربرگها متفاوت است از این نوشت افزارهای اداری استفاده نکنید
2_ آدرس (inside address)
اسم و آدرس کسی که به او نامه می نویسید باید در زیر اسم و آدرس خودتان ذکر شود اما در قسمت چپ صفحه قرار بگیرد.
این آدرس باید با آدرسی که بر روی پاکت نامه می نویسید مطابقت داشته باشد؛ به یاد داشته باشید که نام خیابان و شماره آن را حتما ذکر کنید.
بعضی اوقات شما نمی دانید که چه کسی قرار است نامه شما را بخواند بنابراین در این موارد به اسم شرکت اشاره کنید؛ مثال:
Brown, jones, and little Co., ltd.,
294 Acorn St.,
Littlestone, Birmingham,
England.
------------------------------
Office of Admissions
Stanford university
Stanford, California 94103
U.S.A.
بعضی اوقات می توانید به سرپرست و یا خود بخش اشاره کنید؛ مثال:
General Manager
General Electric Company
551 Washington Street
Billings, Montana 29864
----------------------------
Accounting Department
Bell telephone company
450 Sansome Street
San Francisco, California 94108
استفاده از فرم مخفف Ms.که کاملش Madam است در نامه ها متداول است و زمانی استفاده می شود که شما نمی دانید خانمی که برای او نامه می نویسید ازدواج کرده یا نه؛ مثال:
Ms. Susan Johnson
Chief Accountant
Pacific Gas and Electric Company
592 Market Street
San Francisco, California 94108
----------------------------
Ms Jane Markson,
Chairman of the board of directors,
Ford Motor Company,
3295 Londonderry Street,
London, S.W. 3,
England.
در فرم بریتانیایی بعد از کلمات Mr و Mrs و Ms ؛ نقطه نمی گذاریم؛ مثال:
Mr Paul Smith
Mrs John Adams
Ms Susan Johnson
در فرم امریکایی بعد از کلمات Mrو Mrs و Ms ؛ نقطه می گذاریم؛ مثال:
Mr. Paul Smith
Mrs. John Adams
Ms. Susan Johnson
در امریکا و انگلستان زنی که ازدواج کرده است در مکاتبات اسم همسر خود را می گیرد؛ مثلا نویسنده کتاب نامه نگاری اسمش در امریکا بصورت Mrs. Hossein Moridi نوشته می شود.
در مورد نوشتن آدرس دقت کنید که هر کدام از شهرهای امریکا دارای کد پستی پنج رقمی مخصوص است که در نامه و بر روی پاکت نامه حتما باید ذکر شود؛ مثال:
Shell Oil Company
4621 Seventh Street
Los Angeles, CA 39105
U.S.A
معمولا اسم شهر را بصورت مخفف می نویسند مانند CA که مخفف California است؛ اما اگر شما مخفف اسم شهری را نمی دانستید می توانید اسم کامل شهر را بنویسید
3_ ادای احترام (salutation)
می توانید با کلمات dear و gentlemen شروع کنید.
در فرم امریکایی نامه های اداری؛ بعد از کلمات از علامت : استفاده می شود و در فرم بریتانیایی از کاما , استفاده می شود؛ مثال:
* British *
Gentlemen,
Dear sirs,
Dear madam,
Dear ms johnson,
Dear mr pedersen,
* American *
Gentlemen:
Dear sirs:
Dear madam:
Dear ms. Johnsnn:
Dear mr. Pederson:
4_ بدنه؛ متن اصلی (body)
شامل چهار قسمت زیر است:
* اشاره؛ مرجع (reference)
* اطلاعات (information)
*هدف (purpose)
* نتیجه گیری (conclusion)
در مورد این چهار قسمت به تفصیل بحث خواهد شد
5_ قسمت پایانی (closing)
قسمت پایانی نامه های اداری رسمی تر از نامه های شخصی است؛ مثال:
Yours sincerely,
Very truly yours,
Yours truly,
Yours faithfully,
Faithfully yours,
Sincerely yours,
Cordially,
Very cordially,
Yours respectfully,
Respectfully yours,
نکته: اولین حرف تمامی جملات بالا با حرف بزرگ نوشته می شود و در انتها باید از کاما استفاده شود
6_ امضا (signature)
در آخر امضا می کنید و اسم خودتان را نیز می نویسید؛ مثال:
Very truly yours,
Signature
John B. Smith
----------------------------
Sincerely yours,
Signature
Ms. Sophia Jackson
----------------------------
Yours faithfully,
Signature
Mrs hassan mehdizadeh
----------------------------
Respectfully yours,
Signature
Miss soroya parvaresh
