پارتیشن (اطاقک¬های) کاری چیست؟
همانطور که نیکللانگ می¬گوید، کار بهینه در یک محیط اتاقکی شکل نیازمند توانایی برقرار کردن ارتباط مناسب با کارمندان است.کارمندانی که در داخل پارتیشن(اطاقک) کار می¬کنند، روزانه متحمل اتفاقاتی هستند که ممکن است برای آنها پیش بیاید. بدون آداب و معاشرت¬ و رفتارهای درست کاری، کارآیی پارتیشن(اطاقک) ممکن است به چالش کشیده شود.
عملکرد:
پارتیشن(اطاقک) زمانی جای خود را در محیط کاری باز کرد که برای بهبودی ارتباط و فضای کاری تلاش شد. این محیط کاری محبوب در محیط¬های اداری معمولی، یک فضای کاری گسترده را برای ارتباط کارمندان فراهم می¬آورد. فضای کاری پارتیشن(اطاقک) ، بر اساس محیط¬های دفتری سنتی باعث حداکثر سازی استفاده از فضا شده، به طوری که چندین کارمند در مرکز محیط و چندین کارمند در کنار دیوارها هستند.
پوشیدگی (Privacy):
محدودیت¬هایی که در محیط کاری پارتیشن(اطاقک) وجود دارد را در نظر بگیرید. پارتیشن ها(اطاقک) معمولاً از دیوارهای کوتاه با درب¬های غیرفرمال تشکیل شده¬اند که پوشیدگی کمی را به دنبال دارد. باید برای حفظ اطلاعات شخصی در این محیط، کمتر راجع به آنها صحبت شود. اگر صحبتی شخصی وجود دارد، بهتر است که از تلفن موجود در اطاق کنفرانس یا اطاق مجزای دیگری استفاده شود. بر روی میز خود اشیاء و یا پرونده-های شخصی دیگران را قرار ندهید.
**تحقیقات مرتبط برای مطالعه:
ساختار فعالیت¬های تیمی در پارتیشن(اطاقک) *دکور و لوازم:
برای احتیاط، از تصاویر منفی در دکور پارتیشن(اطاقک) خود استفاده نکنید. عکس¬های خانوادگی خود و لوازم مورد نیاز و همچنین افتخارات و نمادهای پیروزی خود را بر روی میز کار قرار دهید. پیش از آنکه رادیو را با خود به همراه آورید، این موضوع را با مدیر خود چک کنید. اگر اجازه داده شد، میزان صدای آن را بر روی درجه¬ی خاصی گذاشته و یا از هدفون استفاده نمایید. به علت احتمال حساسیت دیگران، از آوردن گل و گیاه اجتناب نمایید.
*ارتباط:
از آداب و معاشرت پارتیشن(اطاقک) برای تشویق و ایجاد محیطی دوستانه استفاده نمایید. از استراق سمع پرهیز کنید. با کارمندان به آرامی صحبت کنید. در داخل پارتیشن(اطاقک) برای صحبت با دیگران بلند فریاد نزنید! بجای آن از تلفن استفاده نمایید. صدای بلند باعث می¬شود که دیگران به سختی کار کنند. برای صحبت کردن، از اجتماع در خارج از پارتیشن(اطاقک) خودداری کنید. صحبت را به داخل پارتیشن(اطاقک) خود منتقل کرده و یا به اطاق کنفرانس بروید.
*ملاحظات:
قسمت جلوی میز خود را روبروی درب پارتیشن(اطاقک) قرار ندهید زیرا ممکن است دیگران در هنگام عبور بر روی وظایف و مسئولیت شما تمرکز کنند.یک محیط کار اطاقکی شکل باعث ارتباط نزدیک با همکاران می-شود. در هنگام بیماری برای اجتناب از پخش شدن میکروب، به محیط کار نیایید. واضح است که سرفه و عطسه در محیط کار مشکل آفرین خواهد بود. همواره احترام به دیگران را در نظر داشته باشید.
*آیا پارتیشن ها(اطاقک) یک محیط کاری ساکت را بوجود می¬آورند؟
هرچه لت ¬های پارتیشن(اطاقک) بیشتر باشد، مزاحمت¬های سمعی و بصری نیز بیشتر می¬شود. شرکت های کوچک معمولاً برای استفاده¬ی بهتر از فضای کاری، از پارتیشن(اطاقک) استفاده می¬نمایند. این مدل از لحاظ مزاحمت¬ها کمی بهتر از فضای کاری باز است که در آن در و دیواری وجود ندارد.نکته¬ی کلیدی این است که اندازه و نوع پارتیشن¬ها باید درست انتخاب شود. نحوه¬ی قرارگیری پارتیشن ها(اطاقک) نیز فاکتور مهمی است که می¬تواند بر روی محیط کاری تاثیر گذار باشد.
*ساختار:
شرکت¬های کوچک اگر قصد دارند که محیط کاری ساکت تری را بسازند، باید به ساختار پارتیشن¬ها توجه داشته باشند. بیشتر پارتیشن ها(اطاقک) بین 4 تا 6 فوت ارتفاع دارند. اما بسته به نوع دفترکار، ارتفاع برخی از آنها تا 7 فوت نیز می رسد. پارتیشن های(اطاقک) بلندتر، مزاحمت¬های سمعی و بصری را کمتر می¬کنند. کارمندان نباید بتوانند از بالای دیوار پارتیشن(اطاقک) در کار دیگران وقفه ایجاد نمایند. اگر با آنها کار دارند، باید از بخش باز پارتیشن(اطاقک) وارد شوند. برخی از پارتیشن ها(اطاقک) در مقابل مزاحمت عایق تر هستند. آنها از لایه گذاری فم و چوب پنبه استفاده می¬کنند که صداهای اضافی را می¬کاهد.
*پوشیدگی و مزاحمت کمتر:
کارمندان تمایل دارد که در داخل پارتیشن(اطاقک) ، کمتر مورد مزاحمت قرار گیرند که این باعث بوجود آمدن یک محیط ساکت¬تر می¬شود. آنها برای آنکه انگشت نمای دیگران نشوند، کمتر از تلفن استفاده می¬کنند. به جای آن بر روی جایگزینی ها تمرکز می¬کنند. این کار باعث بهره¬وری بیشتر خواهد شد. همچنین پارتیشن(اطاقک) باعث ایجاد پوشیدگی می¬شود، مخصوصاً برای کسانی که بر روی اسناد مهمی همچون چک-های حقوقی تمرکز دارند. سایر افراد معمولاً نمی¬توانند صفحه¬ی کامپیوتر و یا اسناد مهمی که بر روی آن کار می¬شود را در هنگام عبور ببینند. بیشتر کارمندان پیش از ورود در می¬زنند.
**مطالعات مرتبط:
پارتیشن های(اطاقک) مجازی چه هستند؟ *
قرار گیری پارتیشن ها(اطاقک):
صاحب یک کسب و کار کوچک، ممکن است که با قرار دادن چند پارتیشن(اطاقک) در محیط¬های ایزوله، بتواند از مزاحمت¬ها بکاهد. برای مثال، یک مدیر سطح بالا ممکن است که فضای بزرگی را داشته باشد که با یک راهرو از قسمت¬های دیگر جدا شده است. قرار دادن کارمندان یک دپارتمان در یک بخش مجزا نیز می-تواند از میزان مزاحمت¬ها بکاهد. این کارمندان دارای انعطاف پذیری بیشتری در صحبت کردن با یکدیگر هستند. در صورتی که فضا اجازه دهد، قرار دادن کارمندان یک دپارتمان در یک بخش مجزای ساختمان نیز ایده¬ی خوبی است. این امر باعث می¬شود که کارمندان بتوانند بدون آنکه مزاحم بخش¬های دیگر شوند، جلسه¬ای را ترتیب دهند.
*ملاحظات:
کسانی که در پارتیشن(اطاقک) کار می¬کنند، می¬توانند برای کاهش صداها از گوشی، پنکه یا یک موزیک ملایم استفاده کنند. مدیران شرکت¬های کوچک نیز قوانینی از جمله عدم استفاده از اسپیکر تلفن و حداقل سازی مکالمات شخصی را وضع کرده¬اند. همچنین به کارمندان می¬گویند که سطح صدای موسیقی را پایین نگه دارند. پارتیشن ها(اطاقک) یک راه اقتصادی برای کارفرمایان برای استفاده¬ی بهتر از فضای موجود است. بنابراین شرکت¬های کوچک که کارمندان را برای حداقل سازی نویز آموزش می¬دهند، کارآیی بهتری دارند.
*اطاقک¬ مجازی چیست؟
یک کافی شاپ مکانی ایده¬آل برای قرار دادن پارتیشن های(اطاقک) مجازی است. یک پارتیشن(اطاقک) مجازی برای ایجاد محیط کاری مدرن به کار می¬رود. یک پیمانکار مستقل، کارمند بی واسطه یا کارگری که مرتباً سفر می¬کند، می¬تواند پارتیشن(اطاقک) مجازی را در هر محیط کاری ایجاد نماید و تلفن¬های کاری مهم خود را بزند.حیله¬ای که در مورد ایجاد یک پارتیشن(اطاقک) مجازی انجام گرفته است، ایجاد یک پارتیشن(اطاقک) مجازی برای دور ماندن از سایرین ایده¬ی بسیار خوبی است.
*تعریف پارتیشن(اطاقک) مجازی:
پارتیشن(اطاقک) مجازی فضای مستقلی برای پیمانکار یا کارمند مستقل، بدون فضای کاری سنتی است. این پارتیشن(اطاقک) می¬تواند بسته به نوع نیاز پیمانکار تغییر کند. یک کارمند مستقل که مسافرت کاری دارد، می تواند هر روز یک پارتیشن(اطاقک) مختلف داشته باشد، درحالی که یک پیمانکار با کارهای مشخص، ممکن است تنها از یک فرم برای یک پارتیشن(اطاقک) مجازی استفاده کند. یک فضای دفتر یک پارتیشن(اطاقک) مجازی نیست، زیرا این فضا یک فضای ماندنی است که حرفه¬ای ها می¬توانند آن را هر روز بر حسب نیاز خود تغییر دهند. *مکان¬های عمومی برای پارتیشن(اطاقک): یک مشتری که وارد یک کافی شاپ می¬شود، ممکن است با افرادی روبرو شده که لباس فرم پوشیده و پشت لپ تاپ نشسته اند. این افراد از فضای کافی شاپ برای انجام کارهای خود و همچنین استفاده از اینترنت بی سیم استفاده می¬کنند. چگونه می¬توان این پارتیشن ها(اطاقک) را پیاده سازی کرد بطوری که مزاحمتی ایجاد نشود و آنها بتوانند کار خود را به خوبی انجام دهند؟ در واقع معنای این سوال این است که پارتیشن های(اطاقک) مجازی دارای تفاوت¬های کمی از یکدیگر هستند.
*ابزار کاری مفید:
کار در یک محیط عمومی، معمولاً باعث ارتباط افراد با سایر کارمندان و یا مشتریان می¬شود. بر اساس سایت اخبار تکنولوژی GigaOM، استفاده از صفحه¬ی اختصاصی در لپ تاپ باعث ایجاد یک پارتیشن(اطاقک) مجازی مستقل با استقرار خاص خود می¬شود. استفاده از یک هدست تلفن به همراه تکنولوژی از بین بردن نویز، باعث می¬شود که یک کارگر مستقل، قابلیت تلفن زدن در مکان¬های شلوغ را داشته باشد بدون آنکه مجبور به داد زدن باشد. همچنین این تکنولوژی دست پیمانکاران را در تایپ کردن یا نوت برداری باز می-گذارد.
*پارتیشن(اطاقک) و آیین معاشرت:
هنگامی که یک پارتیشن(اطاقک) مجازی برپا می¬شود، بهتر است به یاد داشته باشیم که محیط اطراف ما نیز یک مکان کاری است. بهتر است که کارمند، رابطه¬ی سالم خود را به عنوان یک مشتری، با کارمندان دیگر ادامه دهد. برای مثال، معمولا یک لیوان قهوه خریده می¬شود و سپس برای انجام کار پشت لپ تاپ نشسته و به اینترنت وصل می¬شوند. در غیر این صورت ممکن است که صاحب آنجا، فرد را از آن محیط بیرون کند.
*فعالیت¬های گروهی در پارتیشن ها(اطاقک):
فعالیت¬های ایجاد تیم عبارت است آماده سازی کارمندان برای عملکرد بهتر. هنگامی که اعضای تیم در اطاقک هایی نزدیک به هم می¬نشینند، یک تسهیل کننده می¬تواند باعث ارتباط بهتر اعضا، اشتراک و همکاری در فضای پارتیشن(اطاقک) شود. هنگامی کارمندان کمپانی، تعداد زیادی نیرو استخدام می¬کنند، فعالیت¬های ایجاد تیم باعث تشویق آنها برای ملاقات پارتیشن های(اطاقک) کارمندان دیگر می¬شود که این امر خود باعث ارتقا کار تیمی می¬شود.
*جستجوی گنج:
یک تسهیل کننده¬ی روابط در یک دفتر، در واقع یک جستجوگر گنج است که آیتم¬ها را در داخل مکعب پنهان می¬کند. آنگاه یک دستور العمل برای یافتن آنها تهیه می¬کند. این آیتم¬ها می¬تواند شامل تدارکات دفتر، محصولات کمپانی و جزئی از یک خوراک مختصر باشد که در انتهای روز با یکدیگر ادغام می¬شود. در ابتدای روز، تسهیل کننده افراد را به تیم¬هایی تقسیم کرده و دستورالعمل¬ها را در بین آنها تقسیم می¬کنند. تیم¬ها یک استراتژی برای یافتن این آیتم¬ها در طول روز پیاده سازی می¬کنند. در انتهای روز، هدایت کننده اولین تیمی را که تمامی آیتم¬های موجود در لیست را یافته است، معرفی می¬کند.
*مشاجره بر سر دکوراسیون:
پارتیشن ها(اطاقک) باعث ایجاد محیطی بی¬روح و یکنواخت می¬شود. مدیران موفق برای آنکه محیط جذاب شود، به کارمندان این امکان را می¬دهند که دکوراسیون را خودشان تغییر دهند همچنین قوانینی را نیز برای دکوراسیونی جذاب و ایمن را فراهم می¬آورند. مدیران با ایجاد بحث در مورد دکوراسیون، تیم¬ها را به ایجاد رقابت برای ایجاد محیطی جذاب، تشویق می¬کنند.
**مطالعات مرتبط: مثال¬هایی از فعالیت¬های ایجاد تیم:
*روز لباس احمقانه:
حتی اگر یک شرکت دارای قوانین مربوط به لباس باشد، یک روز در سال را برای تیم به این منظور اختصاص دهید. هر ساکن پارتیشن(اطاقک) باید در آن روز یک لباس احمقانه بپوشد. از این واقعه عکس تهیه کرده و در داخل وب¬سایت شرکت قرار دهید.جایزه¬ای را برای احمقانه ترین لباس در نظر بگیرید. هر کس با دیگری صحبت کرده و لباس آنها را خواهد دید. این کار باعث خنده و شادی موقت آنها می¬شود. لزومی ندارد که همه¬ی افراد ملاقات شوند.
*تعویض پارتیشن(اطاقک):
تعویض پارتیشن(اطاقک) با اطاقکی در مکانی دیگر در همان طبقه یا در طبقاتی دیگر باعث می¬شود که افراد با کارمندان دیگری که در محیط کار می¬کنند، آشنا شوند. این کار باعث ارتقای همکاری تیمی شده و افراد از ایجاد توضیحاتی بر روی عکس¬های موجود در پارتیشن(اطاقک) ، لیوان قهوه و سایر آیتم¬هایی که بصورت موقت در پارتیشن(اطاقک) وجود دارند لذت می¬برند.
**چگونه زمان دور بودن از پارتیشن(اطاقک) را کاهش دهید؟
*زمان دور بودن از میز کار را به حداقل برسانیم: حداقل سازی دور بودن از پارتیشن(اطاقک) ، یک استراتژی ضروری برای بسیاری از کارها مخصوصاً کارهای مرتبط با سرویس مشتری است. از آنجایی که پارتیشن(اطاقک) یک محیط کاری باز را فراهم می¬کند و باعث تشویق ارتباط موثر و تیمی می¬گردد. شناسایی راه هایی برای تقلیل رفتن به اطاقک¬های مجاور یا اطراف دفتر، می¬تواند سودمندی را کاهش دهد و تمرکز کارمندان را بر روی وظایفشان بیشتر کند.
*گام اول:
زمان بندی ساعات استراحت¬ در طول روز. این کار باعث می¬شود که کارمندان برای ترک کردن میز کار خود برای مواردی همچون دستشویی، خوردن غذای سبک و ورزش¬های کششی، برنامه ریزی داشته باشند. دوره-های زمانی را کوتاه و در حدود 15 دقیقه در نظر بگیرید و همچنین زمان¬های کوتاهی را برای کمک به دیگران در نظر بگیرید.
*گام دوم:
ارتباط کارمندان را متصل نگه دارید. نیاز به خارج شدن از داخل پارتیشن(اطاقک) برای ارتبط با کارمندان دیگر را کاهش داده و سعی کنید که از راه های همچون تماس تلفنی استفاده نمایید. استفاده از برنامه¬های نرم افزاری مانند ایمیل و پیام رسانی برای کارمندان نیز مناسب می¬باشد. این کار باعث می¬شود که کارمندان در زمان¬هایی که نیاز به کمک دارند، بتوانند به سرعت با یکدیگر پیام رسانی کرده و حتی از سرپرست خود کمک بخواهند.
*گام سوم:
به منظور کاهش اتلاف زمان و حداکثر سازی کارآیی، مفاهیم لین را در کسب و کار خود بکار گیرید. میزان زمان¬هایی که بطور مداوم از پارتیشن(اطاقک) کار خورد دور هستید را کاهش دهید.دستگاه فاکس، چاپگر و فتوکپی را در یک مکان مرکزی قرار داده و برای آنکه در زمان کارمندان صرفه جویی شود، کارمندانی که نیازمند چنین آیتم¬هایی هستند را شناسایی کنید. این کار ساده باعث می شود که کارمندان کمتر پارتیشن(اطاقک) خود را ترک کرده و بنابراین زمان را کاهش دهند.
*گام چهارم:
یک مثال خوب ایجاد کنید. بر روی اهمیت، باقی ماندن پشت میز کار و پاسخگویی به مشتریان و فروشندگان تاکید نمایید. یک سیاست قابل تغییر را اعمال نمایید و مطمئن شوید که آن را به تمام کارمندان منتقل کرده اید. ساعت¬ نهار را نگه داشته و در صورت امکان در مواقع استراحت نیز به این سیاست¬ها پایدار باشید.
**چگونه یک پارتیشن(اطاقک) را تزیین کنیم؟
در یک محیط کاری کوچک، فضای کاری شما می¬تواند در مورد خصوصیات، خواسته¬ها و توانایی شما صحبت کند.آیتم¬هایی که بر روی میز کار شما قرار دارد و یا چیزهای دیگری که بر روی دیوار قرار دارند، نشانه¬ای از شخصیت کارمندی شما هستند. برای آنکه تمرکز بیشتری بر روی کارهایی که باید انجام دهید و یا پیام¬هایی که باید بفرستید، داشته باشید، محیط کار خود را با یادداشت هایی برای یادآوری شلوغ تر کنید.
*گام اول:
وسایل شخصی خود را در داخل کشو (کابین) قرار دهید. وسایل شخصی می¬توانند شامل عکس¬های خانوادگی، یادداشت¬ها و یا حتی آیتم¬های میز کار باشند. به محیط کاری خود توجه کرده و از قرار دادن عکس¬های بی ربط، تقویم و یا سایر موارد خودداری کنید. میز کار خود را به هم نریزید؛ دو یا سه آیتم را در داخل پارتیشن(اطاقک) خود قرار دهید تا یک محیط مربوط به خودتان را ایجاد نمایید. لیوان، کاغذ¬های سفید و موس پد خود را به گونه¬ای قرار دهد که محیطی مخصوص به خود را داشته باشید.
*گام دوم:
آیتم¬های الهام بخش را در معرض دید قرار دهید. پوسترهای انگیزه دهنده اغلب تصاویری صحیح از پیام مدیریتی خاص هستند و در روزهای سخت مشوق شما خواهند بود. جوایز و تصدیق¬های مربوط به کار خود را در داخل پارتیشن(اطاقک) قرار دهید. چنین مواردی باعث ایجاد انگیزه¬ کاری شده و همچنین تخصص شما را به نمایش می¬گذارد.
*گام سوم:
آیتم¬های دکوری مناسب دیگری را بر روی میز کار خود قرار دهید. یک گیاه کوچک بر روی میز شما مناسب می باشد. یک تقویم بر روی دیوار یا روی میز خود قرار دهید تا نشست¬ها، تعطیلات و مهلت¬های زمانی را دنبال نمایید. از یک پیشخدمت برای مرتب نمودن کاغذهای موجود استفاده کنید. یک لامپ رومیزی بر روی میز خود قرار دهید تا بتوانید اسنادی که خواندن¬ آنها مشکل است را به راحتی بخوانید.
*گام چهارم:
برای راهنمایی، به پارتیشن های(اطاقک) کارمندان دیگر و همچنین سرپرست، سر بزنید. نگاهی به پارتیشن های(اطاقک) دیگران انداخته و چیزهایی که آنها قرار می د¬هند را بررسی نمایید، هدف ایجاد یک محیط شخصی است که طبق اصول و معیارهای دفتر باشد.
*موارد مورد نیاز:
-تصاویر و عکس
-تصدیق¬ها و جوایز کاری
-گیاه رو میزی
-لامپ رو میزی
لینک منبع:
نکاتی در مورد پارتیشن های اداری
