تصمیم به پیاده سازی اتوماسیون و مكانيزه كردن فرآیندهای اداری، حسابداری و سایر فرآیندها در هر سازمان مي‌تواند بهترين و يا بدترين تصميم مدیران ارشد يك سازمان باشد، لذا انتخاب درست و صحیح نرم افزار حسابداری مناسب از اهميت بسزايي برخوردار است. بر همین اساس در اين مقاله تلاش می شود معيارهاي انتخاب يك نرم افزار حسابداری مناسب و كارآمد معرفیگردد. بسته‌‌های نرم افزارهای حسابداری در محیط تجاری امروزی بعنوان ابزار‌های استاندارد بشمار می آیند با این وجود، انتخاب نرم افزار مناسب برای هر سازمان به عنوان یک مبحث چالش برانگیز مطرح می‌باشد. در این میان، قیمت و عملکرد غالبا به میزان قابل توجهی متفاوت هستند. تعیین آنکه کدامیک از نرم افزارهای حسابداری بهترین تناسب را با سازمان شما خواهند داشت مشکل می‌باشد. به علاوه یافتن نرم افزار مالی با ویژگی‌‌های مناسب، به منظور کمک به تداوم عملیات اصلی حسابداری، همراه با عدم پیچیدگی آن نیازمند تجربه کافی در این زمینه می باشد لذا برای واضحتر شدن این مسئله به صورت خلاصه چند مورد از معیارهای انتخاب نرم افزار مناسب را در زیر بررسی می کنیم.
1- پاسخگويي به نياز
در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب باید نيازهاي فعلي و آتي سازمان و چگونگي پاسخ دهي نرم افزار به آن ها مدنظر قرار گیرند. شركت‌ها در برنامه‌هاي آتي خود با توجه به توسعه و تغييرات احتمالي در فعاليت‌هاي خود ممكن است نيازهاي متفاوتي داشته باشند. از اين رو انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب اين اطمينان را به وجود مي‌آورد كه در صورت بالاتر رفتن حجم عمليات و يا ايجاد تغييرات در رويه و روش‌هاي كاري، قابلیت پاسخگوي به نيازهاي جديد وجود خواهد داشت.
2- كيفيت عملكرد نرم‌افزار
نكته ديگري كه بايد در هنگام انتخاب يك نرم افزار حسابداری به آن توجه كرد، سطح كيفي عملكرد برنامه است. اين معيار به كيفيت نرم افزار اشاره دارد و براساس آن انتخاب كننده هماهنگي كاركرد نرم افزار را با استانداردهای حسابداری و آنچه كه مدنظر دارد مورد بررسي قرار مي‌دهد.
3- سرعت، سهولت، سادگي
در حالي كه سرعت عملكرد يكي از مهم‌ترين معيارهاي انتخاب يك نرم افزار حسابداری تلقي مي‌شود، نبايد سادگي و سهولت استفاده از يك برنامه نرم‌افزاری را نيز از ياد برد.
4- سريع و زودرس
يك نرم افزار حسابداری كارآمد و مناسب بايد داراي منافع سريع و زودرس باشد چرا كه طولاني شدن دوره آموزش و استقرار نرم‌افزارهای حسابداری، هزينه‌های بسياري را به سازمان يا شركت تحميل مي‌كند.
5- تجربيات ديگران
به سازمان‌ها و شركت‌هايي كه در جستجوي يك نرم افزار حسابداری مناسب هستند پيشنهاد مي‌شود نظر كاربران فعلي نرم افزار مورد نظر خود را جويا شوند. استفاده شركت‌هاي معتبر و شركت‌هاي هم صنف از يك نرم افزار خاص و رضايت آنها از اين نرم افزار حسابداری مي‌تواند اطمينان از شرايط كار واقعي و توانايي پاسخگويي به نيازهاي شركت را حاصل كند.
6- امنيت اطلاعات
ميزان امنيت نرم افزار از نظر محافظت اطلاعات یکی ديگر از معيارهاي انتخاب يك نرم افزار حسابداری است. اطلاعات حسابداری به عنوان دارايي اصلی شركت‌ها در ارتباط با سيستم‌های اطلاعاتی از ارزش و اهميت خاصي برخوردار است و از اين رو قابليت نرم افزار از لحاظ حفاظت از اين اطلاعات در انتخاب آن اهميت ويژه‌ای دارد. 7- پشتيباني شركت ارايه دهندهيك نرم افزار حسابداری مناسب بايد از پشتيباني شركت ارايه دهنده آن نيز برخوردار باشد. نحوه ارايه خدمات پشتيبانی از سوي شركت‌های ارايه كننده نرم افزار حسابداری در انتخاب آن از اهميت بسزايي برخوردار است. ايجاد اشكالات احتمالي در نرم افزار، باعث اختلال اساسي در گردش امور مالي مي‌شود، از اين رو، امكان پشتيباني سريع و در دسترس براي شركت‌ها بسيار حايز اهميت است.
8- كيفيت گزارشات
و در نهايت بايد ديد كه گزارشات سيستم حسابداری تا چه اندازه قابل قبول است. گزارشات حسابداری به عنوان خروجي نهايي نرم افزارهای حسابداری قلمداد مي‌شود و امكان اخذ گزارش‌هاي مورد نياز با شكل و حالت‌هاي گوناگون از معيارهای مهم انتخاب كنندگان تلقي مي‌شود.
منبع : نرم افزار حسابداری سایان
1- پاسخگويي به نياز
در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب باید نيازهاي فعلي و آتي سازمان و چگونگي پاسخ دهي نرم افزار به آن ها مدنظر قرار گیرند. شركت‌ها در برنامه‌هاي آتي خود با توجه به توسعه و تغييرات احتمالي در فعاليت‌هاي خود ممكن است نيازهاي متفاوتي داشته باشند. از اين رو انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب اين اطمينان را به وجود مي‌آورد كه در صورت بالاتر رفتن حجم عمليات و يا ايجاد تغييرات در رويه و روش‌هاي كاري، قابلیت پاسخگوي به نيازهاي جديد وجود خواهد داشت.
2- كيفيت عملكرد نرم‌افزار
نكته ديگري كه بايد در هنگام انتخاب يك نرم افزار حسابداری به آن توجه كرد، سطح كيفي عملكرد برنامه است. اين معيار به كيفيت نرم افزار اشاره دارد و براساس آن انتخاب كننده هماهنگي كاركرد نرم افزار را با استانداردهای حسابداری و آنچه كه مدنظر دارد مورد بررسي قرار مي‌دهد.
3- سرعت، سهولت، سادگي
در حالي كه سرعت عملكرد يكي از مهم‌ترين معيارهاي انتخاب يك نرم افزار حسابداری تلقي مي‌شود، نبايد سادگي و سهولت استفاده از يك برنامه نرم‌افزاری را نيز از ياد برد.
4- سريع و زودرس
يك نرم افزار حسابداری كارآمد و مناسب بايد داراي منافع سريع و زودرس باشد چرا كه طولاني شدن دوره آموزش و استقرار نرم‌افزارهای حسابداری، هزينه‌های بسياري را به سازمان يا شركت تحميل مي‌كند.
5- تجربيات ديگران
به سازمان‌ها و شركت‌هايي كه در جستجوي يك نرم افزار حسابداری مناسب هستند پيشنهاد مي‌شود نظر كاربران فعلي نرم افزار مورد نظر خود را جويا شوند. استفاده شركت‌هاي معتبر و شركت‌هاي هم صنف از يك نرم افزار خاص و رضايت آنها از اين نرم افزار حسابداری مي‌تواند اطمينان از شرايط كار واقعي و توانايي پاسخگويي به نيازهاي شركت را حاصل كند.
6- امنيت اطلاعات
ميزان امنيت نرم افزار از نظر محافظت اطلاعات یکی ديگر از معيارهاي انتخاب يك نرم افزار حسابداری است. اطلاعات حسابداری به عنوان دارايي اصلی شركت‌ها در ارتباط با سيستم‌های اطلاعاتی از ارزش و اهميت خاصي برخوردار است و از اين رو قابليت نرم افزار از لحاظ حفاظت از اين اطلاعات در انتخاب آن اهميت ويژه‌ای دارد. 7- پشتيباني شركت ارايه دهندهيك نرم افزار حسابداری مناسب بايد از پشتيباني شركت ارايه دهنده آن نيز برخوردار باشد. نحوه ارايه خدمات پشتيبانی از سوي شركت‌های ارايه كننده نرم افزار حسابداری در انتخاب آن از اهميت بسزايي برخوردار است. ايجاد اشكالات احتمالي در نرم افزار، باعث اختلال اساسي در گردش امور مالي مي‌شود، از اين رو، امكان پشتيباني سريع و در دسترس براي شركت‌ها بسيار حايز اهميت است.
8- كيفيت گزارشات
و در نهايت بايد ديد كه گزارشات سيستم حسابداری تا چه اندازه قابل قبول است. گزارشات حسابداری به عنوان خروجي نهايي نرم افزارهای حسابداری قلمداد مي‌شود و امكان اخذ گزارش‌هاي مورد نياز با شكل و حالت‌هاي گوناگون از معيارهای مهم انتخاب كنندگان تلقي مي‌شود.
منبع : نرم افزار حسابداری سایان