برنامه ريزي استراتژيك : رويكردي براي مديريت وب سايت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني
مقدمه
در جهان امروز و در عصر تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات ، بايد بپذيريم كه هر سازمان و مؤسسه اي نياز به وب سايت[1] دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني نيز از اين قاعده مستثني نيستند . اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني از اواسط دهه 90 به ايجاد وب سايت و ارائه خدمات از اين طريق پرداخته اند ( ريان ،2003 ،207 ) . وب سايت هر كتابخانه از يك سو پنجره اي به آن كتابخانه و از سوي ديگر ، راهنماي كاربران در اينترنت مي باشد . در واقع كتابخانه ها علاوه بر ارتباط و بهره گيري از امكانات اينترنت ، مي توانند از اين طريق به معرفي خود و ارائه خدمات بپردازند .
اما ايجاد وب سايت براي كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني ، نياز به سرمايه گذاري گسترده در بودجه ، زمان و بخصوص در بخش نيروي انساني دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني چالش هاي ايجاد و مديريت وب سايت را پذيرفته اند و از برنامه ريزي استراتژيك به عنوان ابزاري سودمند براي مديريت وب سايت كتابخانه ها بهره مي برند .
فرآيند برنامه ريزي استراتژيك
طبق نظر پيتر دروكر “ برنامه ريزي استراتژيك ، فرآيند پيوسته اي از تصميمات سيستماتيك و ريسك پذير و با حداكثر دانش و آگاهي از نتايج آينده است كه به طور سيستماتيك تلاشها و كوشش هايي را كه براي انجام اين تصميم ها مورد نياز است را سازماندهي مي كند و نتايج اين تصميم گيري ها را در مقابل انتظارات ، از طريق بازخورد سيستماتيك و سازمان دهي شده اندازه گيري مي كند . ” ( استوارت ،1998، 41) برنامه ريزي استراتژيك ، فرآيندي است كه در آن مقاصد ، اهداف و برنامه ها تنظيم و اجرا مي شوند . البته فرآيندهاي تنظيم و اجرا هر دو تدريجي و پيوسته اند . مقياس زماني براي برنامه هاي استراتژيك حدود سه سال است و بيشتر از پنج سال نخواهد بود ، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح كلي تري در نظر گرفته مي شود اما بايد به اندازه كافي انعطاف پذير باشد تا بتواند به تغييرات پاسخ دهد ( كورال ،1380،6-7) . همچنين برنامه ريزي استراتژيك به عنوان يك اقدام مديريتي براي تعيين محيط وب سايت كتابخانه و سمت و سوي آن و پاسخ به چالشهاي سازماني ، تعريف مي شود . برنامه ريزي استراتژيك يك ساختار مفيد براي ايجاد وب سايت و توسعه آن در آينده و نيز مكانيزمي براي نگهداري و روز آمدي وب سايت به وجود مي آورد . فرآيند برنامه ريزي كه به طور يقين در همه بخشهاي كتابخانه در جريان است ، قابل انتقال به وب سايت كتابخانه نيز مي باشد ( ريان ،2003 ،209) .
گام نخست در انجام بر نامه ريزي استراتژيك ، تعريف و ايجاد كميته يا تيم برنامه ريزي است كه مسؤوليت برنامه ريزي را عهده دار خواهد بود و با ديگر گروه هاي كاري در زمان مناسب در فرآيند برنامه ريزي تعامل خواهد داشت . با توجه به اينكه فرآيند برنامه ريزي استراتژيك در تعامل با محيط داخلي و خارجي كتابخانه است ، شناخت محيط ، جنبه اساسي فرآيند برنامه ريزي است (استوارت ،1998 ،47) . محيط خارجي ، همه شرايط و عواملي را كه بر گزينه هاي استراتژيك اثر دارند را شامل مي شود . چارچوب مفيد براي تحليل محيط خارجي اين است كه موضوعات و تأثيرات در قالب عناوين سياسي ، اقتصادي ، جامعه شناختي و فناوري در نظر گرفته شود . اين عمل به تحليل پستPEST [2] مشهور است . براي تحليل محيط داخلي ، شرايط كتابخانه و سازمان مادر و نقاط قوت و ضعف و فرصتها و تهديدها ( SWOT )[3] بايد مورد ارزيابي قرار گيرد . بيشتر اين اطلاعات از طريق مستندات برنامه ريزي ها و گزارشات قابل دستيابي است ( كورال ،1380 ،201-203 ) . تصوير محيط خارجي و محيط خودتحليل داخلي در كنار هم به صورت يك فرآيندجمع مي شوند تا استراتژي ها را تو سعه دهند و آنها رابه برنامه ها ، خط مشي ها و روشها تبديل كنند و به تمركز برنامه ريزي بر اساس رسالت سازمان كمك كنند ( استوارت ،1998، 50) .
مدير سايت كتابخانه بايد ابتدا به بررسي سؤالات برنامه ريزي استراتژيك بپردازد :
- رسالت[4] سايت چيست ؟
- مقصود[5] سايت چيست ؟
- اهداف [6] سايت چيست ؟
پاسخ به اين سؤوالات ، به شناسايي كاربران بالقوه و نيازهاي اطلاعاتي آنها مي انجامد و اين شناخت از ضروريات و مقدمات اساسي قبل از هر تصميم گيري است . در مرحله بعد ، مدير سايت بايد بيانيه رسالت را كه يك بيانيه عمومي و پايه اي براي گسترش اهداف سايت است ، را تنظيم نمايد و همواره به رسالت كتابخانه ، كه سازماندهي ، دسترس پذيري و اشاعه اطلاعات مورد نياز كاربران است ، توجه داشته باشد ؛ زيرا رسالت سايت بايد مطابق با رسالت كلي كتابخانه باشد . بيانيه رسالت بايد به قدر كافي كلي ، مشخص ، عملي و انعطاف پذير باشد ( كورال ،1380 ، 40) . به طور مشخص بيانيه رسالت ، بيانيه اي از نگرش ، چشم انداز و جهت گيري سازمان است نه مقصد هاي تفضيلي و قابل اندازه گيري . در واقع ارزش اصلي بيانيه رسالت ، مشخص كردن مقاصد نهايي است . ( پيرس و رابينسون ،1377 ،70 و 100) . اگر بيانيه رسالت به درستي تدوين شود ، مبنايي براي برنامه ريزي پايدار خواهد بود . بعد از آنكه كه رسالت سايت معين و تدوين شد ؛ بايد مقصود سايت به طور واضح مشخص شود . در مرحله بعد ، اهداف سايت بايد به طور خاص تر و مطابق با رسالت و مقصود سايت تعيين شود و هر يك از اهداف با مراحل كاري كه آن را پشتيباني مي كند ، بيان شود . بعد از آنكه مراحل كاري هر يك از اهداف مشخص شد ، بايستي كه مسؤوليت ها ، بودجه ، زمان بندي ، معيارهاي ازريابي هر يك نيز مشخص شود . در واقع اگر فرآيند برنامه ريزي استراتژيك از ابتدا تا انتها دنبال شود ، مديران اين فرصت را به دست مي آورند كه مهارتهاي لازم ، نيروي انساني ، منابع مالي ، زمان ، وسايل و تجهيزات نرم افزاري و سخت افزاري را كه در هر مرحله از فرآيند برنامه ريزي براي ايجاد و مديريت وب سايت نياز است را به طور كامل شناسايي كنند . برنامه ريزي گام به گام سبب مي شود كه اهداف سايت تضمين و اجرا شود ( ريان 2003 ، 209) . در مرحله بعد بايد به توسعه استراتژي ها و برنامه هاي عملي پرداخت كه اين امر خود مستلزم تعريف وتعيين منابع مالي و توسعه خط مشي ها و راه وروش ها در راستاي اهداف سايت است . در واقع استراتژي ها به عنوان اقدامات اصلي يا الگوهاي اقدامات براي تحقق اهداف و مقاصد و انجام رسالت تعريف مي شوند و قدم هاي عملي تحقق رسالت سايت رامشخص مي كنند و بايد برنامه زماني ، مسؤوليت ها و شاخص هاي عملكرد را در بر داشته باشند . در مرحله بعد ، استراتژي هاي انتخاب شده به برنامه هاي عملياتي مشخص تر تبديل مي شوند . به منظور ارزيابي عملكرد مربوط به هدف ها و بازبيني و اصلاح برنامه ها ، با توجه به نتايج و شرايط متغير ، ضروري است كه پيشرفت كار به صورت منظم مورد نظارت قرار گيرد . فرآيند نظارت در تمام سطوح مهم است و بايد روشهاي كنترل و نظارت نيز مشخص شود . خود برنامه ريزي استراتژيك نيز نياز به بازبيني دارد ( كورال ، 1380 ، 57و59و68و74) .
در ادامه به بررسي خط مشي وب سايت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني مي پردازيم :
خط مشي وب سايت
طي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك ، خط مشي وب سايت مشخص مي شود . در واقع هدف اصلي از تهيه و اجراي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك نيز همين است كه بتوان يك خط مشي جامع ، كارا و مؤثر به وجود آورد ( ريان ، 2003 ، 210) . خط مشي ها ، رهنمودهايي هستند كه براي راهنمايي ، تفكر ، تصميم و اقدامات مديران و فرودستان آنها در اجراي استراتژي سازمان تدوين مي شوند . خط مشي ها غالباً به عنوان “ دستورالعمل هاي استاندارد عملياتي ” و ابزاري مؤثر براي انتقال تصميمات به سطوح پايين تر در سازمان هستند ( پيرس و رابينسون ، 1377 ، 52) . يك تعريف خوب براي خط مشي مي توانند به اين شرح باشد : يك راهنماي شفاهي ، مكتوب يا ضمني كه مرزها و مسير كلي عملكرد مديريتي را تعيين مي كند ( استوارت ، 1998 ،69 ) . در واقع براي اجراي استراتژي ها ، خط مشي ها تدوين مي شوند . يك خط مشي جامع وب سايت ، چارچوبي از موارد زير را شامل مي شود :
■ اداره وب سايت
■ طراحي
■ معماري اطلاعات[7]
■ محتوا
■ فراپيوندها[8]
■ نگهداري و روزآمدي
■ ارزيابي ( ريان ،2003 ،210)
اداره وب سايت
گرچه اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني يك ساختار اداري ثابت براي وب سايت خود تدوين مي كنند ؛ ولي در فرآيند برنامه ريزي موفق ، ساختار اداري حاصل به بهترين تناسب و سازگاري بين رسالت و اهداف سايت منتهي مي شود . البته تقدم و تأخر در ساختارهاي اداراي بي حد و پايان است . تيم اداره كننده سايت مي تواند به صورت متمركز يا غيرمتمركز ، مستقل يا داراي سلسله مراتب فعاليت كند .گرچه ممكن است كتابخانه هاي كوچك تنها از وجود يك مدير سايت[9] بهره برند ، اما معمولاً در كتابخانه هاي بزرگ مسؤوليت ها بين افراد تقسيم مي شود وتيم وب سايت كتابخانه[10] تشكيل مي شود و يك فرد متخصص نيز مسؤوليت هدايت و رهبري تيم را برعهده مي گيرد ( ريان ،2003 ،210) . البته در بعضي از كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني دو نفر براي مديريت سايت كتابخانه انتخاب مي شود ؛ يك نفر مدير فني سايت[11] ، كه مسؤوليت اداره و نگهداري سيستم را برعهده مي گيرد و ديگري مدير محتوايي سايت[12] ، كه مسؤول ايجاد وب سايت و روزآمدي اطلاعات آن خواهد بود .
ساندرز مك مستر در سال 1997 براي توصيف موقعيت مدير سايت ، عبارت “ بهترين شغل در كتابخانه ”[13] را به كار برده است . به گفته وي ، مدير وب سايت كه داراي زمينه هايي در تكنولوژي اطلاعات ، سيستم ها ، مرجع و منابع الكترونيكي است ؛ به مهارت هايي ديگر از جمله : دانش زبان علامت گذاري شده فرامتني ( HTML)[14] ، آشنايي با بسته هاي نرم افزاري[15] طراحي صفحات وب ، آشنايي با مرورگرهاي[16] مختلف اينترنت ، طراحي گرافيكي ، مهارت در نگارش ، ويرايش و ترجمه ، اجراي استانداردها ، جستجو و بازيابي و ارزيابي اطلاعات ، مديريت و نگهداري سرويس دهنده[17] وب سايت و نيز به تجربه و مهارت در تعيين خط مشي هاي وب سايت كتابخانه نيز نياز دارد ( مك مستر ،1997 ، 37) . اما بدون توجه به ساختار اداري انتخاب شده ، مدير سايت بايد مطمئن شود كه اعضاء تيم سايت كتابخانه يا مركز اطلاع رساني ، موافق برنامه ريزي استراتژيك هستند و بايد نقاط بحراني در سازمان را به خوبي بشناسد و اقدامات لازم را به عمل آورد . ضمن اينكه به مدت زمان لازم براي آموزش كاركنان و افزايش سطح دانش تخصصي آنها توجه نمايد .
طراحي
اولين قدم در ايجاد و نگهداري يك وب سايت عالي ، طراحي عالي است . پس نكات زير را براي طراحي صفحات وب سايت كتابخانه در نظر بگيريد :
- يك استاندارد براي طراحي صفحات سايت در نظر بگيريد ؛ به طوري كه همه صفحات از يك طرح و سبك ثابت پيروي كنند و هر صفحه به عنوان بخشي از سايت كتابخانه ، به راحتي قابل شناسايي باشد و هر صفحه داراي نام و آرم كتابخانه در اندازه كوچك باشد .
- خود را به جاي كاربران سايت قرار دهيد و آنچه را كه اغلب كاربران مي خواهند از طريق سايت كتابخانه به دست آورند را فراهم كنيد .
- همه اطلاعات را توسط عبارات مختصر در صفحه خانگي[18] كتابخانه قراردهيد و توسط فراپيوندها كاربران را به اطلاعات مفصل در ساير صفحات سايت هدايت نماييد و سعي كنيد كه صفحه خانگي سايت درست در يك صفحه ويندوز قرار بگيرد ؛ زيرا بزرگتر بودن آن ممكن است باعث شود كه بعضي از اطلاعات در اولين برخورد از نظر كاربران دور بماند . تحقيقات نشان داده كه كاربران اينترنت حداكثر 90 ثانيه براي مشاهده يك صفحه وقت مي گذارند و اغلب به ادامه صفحه توجه نمي كنند و مي خواهند اطلاعات مورد نيازشان را به سرعت و در كمترين زمان به دست آورند.
- در همه صفحات سايت ، علائم راهنما را در بالا يا سمت چپ صفحه قرار دهيد و فهرست
مندرجات كل سايت را در همه صفحات قرار دهيد . به اين ترتيب امكان ارتباط سريع بين صفحات به وجود مي آيد و كاربران به آساني مي توانند در سرتاسر سايت حركت كنند .
- از به كار بردن تصاوير متحرك ، غيرضروري و بزرگ در طراحي صفحات خودداري كنيد ؛ زيرا اين تصاوير كاربران را گيج مي كند . در مقابل از تصاوير ديجيتالي كوچك ( حد اكثر 35 كيلوبايت ) استفاده كنيد .
- صفحات سايت را بيشتر شبيه صفحات كتاب طراحي كنيد تا به آساني قابل خواندن باشد و از قرار دادن اطلاعات زيادي در يك صفحه خودداري كنيد . صفحات را با زمينه سفيد و حروف سياه يا با رنگهاي مغاير با هم طراحي كنيد . به اندازه متناسب حروف نيز توجه كنيد .
- اگر مي خواهيد كاربران به طور مداوم به وب سايت كتابخانه شما مراجعه كنند ، به انجام اصلاحات و تغييرات بپردازيد . البته تغييرات ساختاري را حداكثر يك بار در ماه انجام ديد .
- وب سايت كتابخانه را مورد علاقه كاربران ، ساده و با زبان كاربر پسند[19] طراحي كنيد و چيزهايي در صفحه خانگي سايت قرار دهيد كه درساير سايت ها نتوان آنها را يافت ( مينكل ، 2002 ، 46-48 ).
- از فراداده ها[20] براي تبليغ و عرضه وب سايت در اينترنت بهره بگيريد . فراداده ها ،داده هايي هستند كه داده هاي ديگر را توصيف مي كنند وتوسط مؤلف يا نمايه ساز سايت تهيه مي شوند . بعضي وب سايت ها از بسته هاي نرم افزاري كه به طور خودكار تعدادي فراداده را در هر صفحه وب سايت ايجاد مي كنند ، بهره مي برند . فراداده ها توسط موتورهاي جستجو و راهنماها[21] و ساير وسايل نمايه ساز اينترنت قابل بازيابي هستند . قرار گرفتن وب سايت كتابخانه در فهرست نتايج موتورهاي جستجو و راهنماها ، اولين اقدام براي دسترس پذير ساختن وب سايت كتابخانه براي كاربران بالقوه است .
- در پايان صفحات آماده شده را روي يك سرويس دهنده وب نصب كنيد و هر يك از صفحات را قبل از آنكه از طريق سرويس دهنده در دسترس كاربران قرار دهيد ، به وسيله مرورگرهاي مختلف و ويرايش هاي مختلف هر مرورگر از جمله Internet Explorer ، Netscape ، Prodigy ، … و نيز توسط كامپيوترها و صفحه نمايش هاي مختلف بررسي كنيد و مطمئن شويد كه با نرم افزارها و سخت افزارهاي مختلف ، طرح وب سايت كتابخانه كارايي خود را حفظ مي كند ( كلايد ، 2000 ،103 و100) .
معماري اطلاعات
معماري اطلاعات شامل روشهاي سازماندهي اطلاعات درسايت مي باشد به نحوي كه بتوان با بهترين روش به ارائه خدمات و پاسخگويي به نيازهاي كاربران پرداخت . دو سطح كلي براي معماري اطلاعات در محيط وب وجود دارد :
1) سازماندهي اطلاعات در سايت به طور كلي .
2) سازماندهي اطلاعات در هر صفحه خاص از وب سايت .
معماري اطلاعات اين دو سطح را با هم تر كيب مي كند و ساختار سايت را به وجود مي آورد و به سازماندهي اطلاعات مي پردازد .
ساختار كلي وب سايت و يا هر صفحه از وب سايت كتابخانه مي تواند بر اساس هر يك از ساختارهاي زير و يا تركيبي از آنها به وجود آيد :
- ساختار خطي
- ساختار درختي يا سلسله مراتبي ( از كل به جزء )
- ساختار منطقي
- ساختار جغرافيايي
- ساختار تاريخي ( جديد به قديم يا قديم به جديد )
- نظم موضوعي
- نظم الفبايي
- نظم ترتيبي اعداد ( از كم به زياد يا از زياد به كم )
- توالي رده بندي ديويي و يا ساير رده بندي ها ( كلايد ،2000 ،103)
مهممرين ويژگي در انتخاب هر يك از اين ساختارها ، كارا بودن و راحتي كار با آن ساختار براي كاربران كتابخانه يا مركز اطلاع رساني است . البته خط مشي وب سايت نيز در انتخاب ساختار و معماري اطلاعات سايت عاملي مهم و مؤثر است . توجه كنيد كه هر صفحه فرعي[22] حداكثر سه سطح پايين تر از صفحه خانگي قرار گيرد ؛ قرار گرفتن صفحات در بيش از سه لايه سبب مي شود كه بعضي صفحات سايت از ديد كاربران دور بماند ( ريان ،2003 ،212) . ضمن انتخاب هر يك از اين ساختارها ، براي راهنمايي و هدايت بيشتر كاربران صفحه اي تحت عنوان “ راهنمايي ”[23] براي كاربران در نظر بگيريد و اطلاعات نسبتاً مختصري در مورد نحوه طراحي و ساختار سايت ارائه كنيد . البته وجود علائم راهنما ، فهرست مندرجات سايت ، درخت موضوعي[24] ، نقشه سايت و تور مجازي[25] نيز در آشنايي و هدايت كاربران مؤثر و مفيد خواهد بود .
ادامه دارد...
منبع:.irandoc.ac.ir
مقدمه
در جهان امروز و در عصر تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات ، بايد بپذيريم كه هر سازمان و مؤسسه اي نياز به وب سايت[1] دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني نيز از اين قاعده مستثني نيستند . اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني از اواسط دهه 90 به ايجاد وب سايت و ارائه خدمات از اين طريق پرداخته اند ( ريان ،2003 ،207 ) . وب سايت هر كتابخانه از يك سو پنجره اي به آن كتابخانه و از سوي ديگر ، راهنماي كاربران در اينترنت مي باشد . در واقع كتابخانه ها علاوه بر ارتباط و بهره گيري از امكانات اينترنت ، مي توانند از اين طريق به معرفي خود و ارائه خدمات بپردازند .
اما ايجاد وب سايت براي كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني ، نياز به سرمايه گذاري گسترده در بودجه ، زمان و بخصوص در بخش نيروي انساني دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني چالش هاي ايجاد و مديريت وب سايت را پذيرفته اند و از برنامه ريزي استراتژيك به عنوان ابزاري سودمند براي مديريت وب سايت كتابخانه ها بهره مي برند .
فرآيند برنامه ريزي استراتژيك
طبق نظر پيتر دروكر “ برنامه ريزي استراتژيك ، فرآيند پيوسته اي از تصميمات سيستماتيك و ريسك پذير و با حداكثر دانش و آگاهي از نتايج آينده است كه به طور سيستماتيك تلاشها و كوشش هايي را كه براي انجام اين تصميم ها مورد نياز است را سازماندهي مي كند و نتايج اين تصميم گيري ها را در مقابل انتظارات ، از طريق بازخورد سيستماتيك و سازمان دهي شده اندازه گيري مي كند . ” ( استوارت ،1998، 41) برنامه ريزي استراتژيك ، فرآيندي است كه در آن مقاصد ، اهداف و برنامه ها تنظيم و اجرا مي شوند . البته فرآيندهاي تنظيم و اجرا هر دو تدريجي و پيوسته اند . مقياس زماني براي برنامه هاي استراتژيك حدود سه سال است و بيشتر از پنج سال نخواهد بود ، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح كلي تري در نظر گرفته مي شود اما بايد به اندازه كافي انعطاف پذير باشد تا بتواند به تغييرات پاسخ دهد ( كورال ،1380،6-7) . همچنين برنامه ريزي استراتژيك به عنوان يك اقدام مديريتي براي تعيين محيط وب سايت كتابخانه و سمت و سوي آن و پاسخ به چالشهاي سازماني ، تعريف مي شود . برنامه ريزي استراتژيك يك ساختار مفيد براي ايجاد وب سايت و توسعه آن در آينده و نيز مكانيزمي براي نگهداري و روز آمدي وب سايت به وجود مي آورد . فرآيند برنامه ريزي كه به طور يقين در همه بخشهاي كتابخانه در جريان است ، قابل انتقال به وب سايت كتابخانه نيز مي باشد ( ريان ،2003 ،209) .
گام نخست در انجام بر نامه ريزي استراتژيك ، تعريف و ايجاد كميته يا تيم برنامه ريزي است كه مسؤوليت برنامه ريزي را عهده دار خواهد بود و با ديگر گروه هاي كاري در زمان مناسب در فرآيند برنامه ريزي تعامل خواهد داشت . با توجه به اينكه فرآيند برنامه ريزي استراتژيك در تعامل با محيط داخلي و خارجي كتابخانه است ، شناخت محيط ، جنبه اساسي فرآيند برنامه ريزي است (استوارت ،1998 ،47) . محيط خارجي ، همه شرايط و عواملي را كه بر گزينه هاي استراتژيك اثر دارند را شامل مي شود . چارچوب مفيد براي تحليل محيط خارجي اين است كه موضوعات و تأثيرات در قالب عناوين سياسي ، اقتصادي ، جامعه شناختي و فناوري در نظر گرفته شود . اين عمل به تحليل پستPEST [2] مشهور است . براي تحليل محيط داخلي ، شرايط كتابخانه و سازمان مادر و نقاط قوت و ضعف و فرصتها و تهديدها ( SWOT )[3] بايد مورد ارزيابي قرار گيرد . بيشتر اين اطلاعات از طريق مستندات برنامه ريزي ها و گزارشات قابل دستيابي است ( كورال ،1380 ،201-203 ) . تصوير محيط خارجي و محيط خودتحليل داخلي در كنار هم به صورت يك فرآيندجمع مي شوند تا استراتژي ها را تو سعه دهند و آنها رابه برنامه ها ، خط مشي ها و روشها تبديل كنند و به تمركز برنامه ريزي بر اساس رسالت سازمان كمك كنند ( استوارت ،1998، 50) .
مدير سايت كتابخانه بايد ابتدا به بررسي سؤالات برنامه ريزي استراتژيك بپردازد :
- رسالت[4] سايت چيست ؟
- مقصود[5] سايت چيست ؟
- اهداف [6] سايت چيست ؟
پاسخ به اين سؤوالات ، به شناسايي كاربران بالقوه و نيازهاي اطلاعاتي آنها مي انجامد و اين شناخت از ضروريات و مقدمات اساسي قبل از هر تصميم گيري است . در مرحله بعد ، مدير سايت بايد بيانيه رسالت را كه يك بيانيه عمومي و پايه اي براي گسترش اهداف سايت است ، را تنظيم نمايد و همواره به رسالت كتابخانه ، كه سازماندهي ، دسترس پذيري و اشاعه اطلاعات مورد نياز كاربران است ، توجه داشته باشد ؛ زيرا رسالت سايت بايد مطابق با رسالت كلي كتابخانه باشد . بيانيه رسالت بايد به قدر كافي كلي ، مشخص ، عملي و انعطاف پذير باشد ( كورال ،1380 ، 40) . به طور مشخص بيانيه رسالت ، بيانيه اي از نگرش ، چشم انداز و جهت گيري سازمان است نه مقصد هاي تفضيلي و قابل اندازه گيري . در واقع ارزش اصلي بيانيه رسالت ، مشخص كردن مقاصد نهايي است . ( پيرس و رابينسون ،1377 ،70 و 100) . اگر بيانيه رسالت به درستي تدوين شود ، مبنايي براي برنامه ريزي پايدار خواهد بود . بعد از آنكه كه رسالت سايت معين و تدوين شد ؛ بايد مقصود سايت به طور واضح مشخص شود . در مرحله بعد ، اهداف سايت بايد به طور خاص تر و مطابق با رسالت و مقصود سايت تعيين شود و هر يك از اهداف با مراحل كاري كه آن را پشتيباني مي كند ، بيان شود . بعد از آنكه مراحل كاري هر يك از اهداف مشخص شد ، بايستي كه مسؤوليت ها ، بودجه ، زمان بندي ، معيارهاي ازريابي هر يك نيز مشخص شود . در واقع اگر فرآيند برنامه ريزي استراتژيك از ابتدا تا انتها دنبال شود ، مديران اين فرصت را به دست مي آورند كه مهارتهاي لازم ، نيروي انساني ، منابع مالي ، زمان ، وسايل و تجهيزات نرم افزاري و سخت افزاري را كه در هر مرحله از فرآيند برنامه ريزي براي ايجاد و مديريت وب سايت نياز است را به طور كامل شناسايي كنند . برنامه ريزي گام به گام سبب مي شود كه اهداف سايت تضمين و اجرا شود ( ريان 2003 ، 209) . در مرحله بعد بايد به توسعه استراتژي ها و برنامه هاي عملي پرداخت كه اين امر خود مستلزم تعريف وتعيين منابع مالي و توسعه خط مشي ها و راه وروش ها در راستاي اهداف سايت است . در واقع استراتژي ها به عنوان اقدامات اصلي يا الگوهاي اقدامات براي تحقق اهداف و مقاصد و انجام رسالت تعريف مي شوند و قدم هاي عملي تحقق رسالت سايت رامشخص مي كنند و بايد برنامه زماني ، مسؤوليت ها و شاخص هاي عملكرد را در بر داشته باشند . در مرحله بعد ، استراتژي هاي انتخاب شده به برنامه هاي عملياتي مشخص تر تبديل مي شوند . به منظور ارزيابي عملكرد مربوط به هدف ها و بازبيني و اصلاح برنامه ها ، با توجه به نتايج و شرايط متغير ، ضروري است كه پيشرفت كار به صورت منظم مورد نظارت قرار گيرد . فرآيند نظارت در تمام سطوح مهم است و بايد روشهاي كنترل و نظارت نيز مشخص شود . خود برنامه ريزي استراتژيك نيز نياز به بازبيني دارد ( كورال ، 1380 ، 57و59و68و74) .
در ادامه به بررسي خط مشي وب سايت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني مي پردازيم :
خط مشي وب سايت
طي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك ، خط مشي وب سايت مشخص مي شود . در واقع هدف اصلي از تهيه و اجراي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك نيز همين است كه بتوان يك خط مشي جامع ، كارا و مؤثر به وجود آورد ( ريان ، 2003 ، 210) . خط مشي ها ، رهنمودهايي هستند كه براي راهنمايي ، تفكر ، تصميم و اقدامات مديران و فرودستان آنها در اجراي استراتژي سازمان تدوين مي شوند . خط مشي ها غالباً به عنوان “ دستورالعمل هاي استاندارد عملياتي ” و ابزاري مؤثر براي انتقال تصميمات به سطوح پايين تر در سازمان هستند ( پيرس و رابينسون ، 1377 ، 52) . يك تعريف خوب براي خط مشي مي توانند به اين شرح باشد : يك راهنماي شفاهي ، مكتوب يا ضمني كه مرزها و مسير كلي عملكرد مديريتي را تعيين مي كند ( استوارت ، 1998 ،69 ) . در واقع براي اجراي استراتژي ها ، خط مشي ها تدوين مي شوند . يك خط مشي جامع وب سايت ، چارچوبي از موارد زير را شامل مي شود :
■ اداره وب سايت
■ طراحي
■ معماري اطلاعات[7]
■ محتوا
■ فراپيوندها[8]
■ نگهداري و روزآمدي
■ ارزيابي ( ريان ،2003 ،210)
اداره وب سايت
گرچه اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني يك ساختار اداري ثابت براي وب سايت خود تدوين مي كنند ؛ ولي در فرآيند برنامه ريزي موفق ، ساختار اداري حاصل به بهترين تناسب و سازگاري بين رسالت و اهداف سايت منتهي مي شود . البته تقدم و تأخر در ساختارهاي اداراي بي حد و پايان است . تيم اداره كننده سايت مي تواند به صورت متمركز يا غيرمتمركز ، مستقل يا داراي سلسله مراتب فعاليت كند .گرچه ممكن است كتابخانه هاي كوچك تنها از وجود يك مدير سايت[9] بهره برند ، اما معمولاً در كتابخانه هاي بزرگ مسؤوليت ها بين افراد تقسيم مي شود وتيم وب سايت كتابخانه[10] تشكيل مي شود و يك فرد متخصص نيز مسؤوليت هدايت و رهبري تيم را برعهده مي گيرد ( ريان ،2003 ،210) . البته در بعضي از كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني دو نفر براي مديريت سايت كتابخانه انتخاب مي شود ؛ يك نفر مدير فني سايت[11] ، كه مسؤوليت اداره و نگهداري سيستم را برعهده مي گيرد و ديگري مدير محتوايي سايت[12] ، كه مسؤول ايجاد وب سايت و روزآمدي اطلاعات آن خواهد بود .
ساندرز مك مستر در سال 1997 براي توصيف موقعيت مدير سايت ، عبارت “ بهترين شغل در كتابخانه ”[13] را به كار برده است . به گفته وي ، مدير وب سايت كه داراي زمينه هايي در تكنولوژي اطلاعات ، سيستم ها ، مرجع و منابع الكترونيكي است ؛ به مهارت هايي ديگر از جمله : دانش زبان علامت گذاري شده فرامتني ( HTML)[14] ، آشنايي با بسته هاي نرم افزاري[15] طراحي صفحات وب ، آشنايي با مرورگرهاي[16] مختلف اينترنت ، طراحي گرافيكي ، مهارت در نگارش ، ويرايش و ترجمه ، اجراي استانداردها ، جستجو و بازيابي و ارزيابي اطلاعات ، مديريت و نگهداري سرويس دهنده[17] وب سايت و نيز به تجربه و مهارت در تعيين خط مشي هاي وب سايت كتابخانه نيز نياز دارد ( مك مستر ،1997 ، 37) . اما بدون توجه به ساختار اداري انتخاب شده ، مدير سايت بايد مطمئن شود كه اعضاء تيم سايت كتابخانه يا مركز اطلاع رساني ، موافق برنامه ريزي استراتژيك هستند و بايد نقاط بحراني در سازمان را به خوبي بشناسد و اقدامات لازم را به عمل آورد . ضمن اينكه به مدت زمان لازم براي آموزش كاركنان و افزايش سطح دانش تخصصي آنها توجه نمايد .
طراحي
اولين قدم در ايجاد و نگهداري يك وب سايت عالي ، طراحي عالي است . پس نكات زير را براي طراحي صفحات وب سايت كتابخانه در نظر بگيريد :
- يك استاندارد براي طراحي صفحات سايت در نظر بگيريد ؛ به طوري كه همه صفحات از يك طرح و سبك ثابت پيروي كنند و هر صفحه به عنوان بخشي از سايت كتابخانه ، به راحتي قابل شناسايي باشد و هر صفحه داراي نام و آرم كتابخانه در اندازه كوچك باشد .
- خود را به جاي كاربران سايت قرار دهيد و آنچه را كه اغلب كاربران مي خواهند از طريق سايت كتابخانه به دست آورند را فراهم كنيد .
- همه اطلاعات را توسط عبارات مختصر در صفحه خانگي[18] كتابخانه قراردهيد و توسط فراپيوندها كاربران را به اطلاعات مفصل در ساير صفحات سايت هدايت نماييد و سعي كنيد كه صفحه خانگي سايت درست در يك صفحه ويندوز قرار بگيرد ؛ زيرا بزرگتر بودن آن ممكن است باعث شود كه بعضي از اطلاعات در اولين برخورد از نظر كاربران دور بماند . تحقيقات نشان داده كه كاربران اينترنت حداكثر 90 ثانيه براي مشاهده يك صفحه وقت مي گذارند و اغلب به ادامه صفحه توجه نمي كنند و مي خواهند اطلاعات مورد نيازشان را به سرعت و در كمترين زمان به دست آورند.
- در همه صفحات سايت ، علائم راهنما را در بالا يا سمت چپ صفحه قرار دهيد و فهرست
مندرجات كل سايت را در همه صفحات قرار دهيد . به اين ترتيب امكان ارتباط سريع بين صفحات به وجود مي آيد و كاربران به آساني مي توانند در سرتاسر سايت حركت كنند .
- از به كار بردن تصاوير متحرك ، غيرضروري و بزرگ در طراحي صفحات خودداري كنيد ؛ زيرا اين تصاوير كاربران را گيج مي كند . در مقابل از تصاوير ديجيتالي كوچك ( حد اكثر 35 كيلوبايت ) استفاده كنيد .
- صفحات سايت را بيشتر شبيه صفحات كتاب طراحي كنيد تا به آساني قابل خواندن باشد و از قرار دادن اطلاعات زيادي در يك صفحه خودداري كنيد . صفحات را با زمينه سفيد و حروف سياه يا با رنگهاي مغاير با هم طراحي كنيد . به اندازه متناسب حروف نيز توجه كنيد .
- اگر مي خواهيد كاربران به طور مداوم به وب سايت كتابخانه شما مراجعه كنند ، به انجام اصلاحات و تغييرات بپردازيد . البته تغييرات ساختاري را حداكثر يك بار در ماه انجام ديد .
- وب سايت كتابخانه را مورد علاقه كاربران ، ساده و با زبان كاربر پسند[19] طراحي كنيد و چيزهايي در صفحه خانگي سايت قرار دهيد كه درساير سايت ها نتوان آنها را يافت ( مينكل ، 2002 ، 46-48 ).
- از فراداده ها[20] براي تبليغ و عرضه وب سايت در اينترنت بهره بگيريد . فراداده ها ،داده هايي هستند كه داده هاي ديگر را توصيف مي كنند وتوسط مؤلف يا نمايه ساز سايت تهيه مي شوند . بعضي وب سايت ها از بسته هاي نرم افزاري كه به طور خودكار تعدادي فراداده را در هر صفحه وب سايت ايجاد مي كنند ، بهره مي برند . فراداده ها توسط موتورهاي جستجو و راهنماها[21] و ساير وسايل نمايه ساز اينترنت قابل بازيابي هستند . قرار گرفتن وب سايت كتابخانه در فهرست نتايج موتورهاي جستجو و راهنماها ، اولين اقدام براي دسترس پذير ساختن وب سايت كتابخانه براي كاربران بالقوه است .
- در پايان صفحات آماده شده را روي يك سرويس دهنده وب نصب كنيد و هر يك از صفحات را قبل از آنكه از طريق سرويس دهنده در دسترس كاربران قرار دهيد ، به وسيله مرورگرهاي مختلف و ويرايش هاي مختلف هر مرورگر از جمله Internet Explorer ، Netscape ، Prodigy ، … و نيز توسط كامپيوترها و صفحه نمايش هاي مختلف بررسي كنيد و مطمئن شويد كه با نرم افزارها و سخت افزارهاي مختلف ، طرح وب سايت كتابخانه كارايي خود را حفظ مي كند ( كلايد ، 2000 ،103 و100) .
معماري اطلاعات
معماري اطلاعات شامل روشهاي سازماندهي اطلاعات درسايت مي باشد به نحوي كه بتوان با بهترين روش به ارائه خدمات و پاسخگويي به نيازهاي كاربران پرداخت . دو سطح كلي براي معماري اطلاعات در محيط وب وجود دارد :
1) سازماندهي اطلاعات در سايت به طور كلي .
2) سازماندهي اطلاعات در هر صفحه خاص از وب سايت .
معماري اطلاعات اين دو سطح را با هم تر كيب مي كند و ساختار سايت را به وجود مي آورد و به سازماندهي اطلاعات مي پردازد .
ساختار كلي وب سايت و يا هر صفحه از وب سايت كتابخانه مي تواند بر اساس هر يك از ساختارهاي زير و يا تركيبي از آنها به وجود آيد :
- ساختار خطي
- ساختار درختي يا سلسله مراتبي ( از كل به جزء )
- ساختار منطقي
- ساختار جغرافيايي
- ساختار تاريخي ( جديد به قديم يا قديم به جديد )
- نظم موضوعي
- نظم الفبايي
- نظم ترتيبي اعداد ( از كم به زياد يا از زياد به كم )
- توالي رده بندي ديويي و يا ساير رده بندي ها ( كلايد ،2000 ،103)
مهممرين ويژگي در انتخاب هر يك از اين ساختارها ، كارا بودن و راحتي كار با آن ساختار براي كاربران كتابخانه يا مركز اطلاع رساني است . البته خط مشي وب سايت نيز در انتخاب ساختار و معماري اطلاعات سايت عاملي مهم و مؤثر است . توجه كنيد كه هر صفحه فرعي[22] حداكثر سه سطح پايين تر از صفحه خانگي قرار گيرد ؛ قرار گرفتن صفحات در بيش از سه لايه سبب مي شود كه بعضي صفحات سايت از ديد كاربران دور بماند ( ريان ،2003 ،212) . ضمن انتخاب هر يك از اين ساختارها ، براي راهنمايي و هدايت بيشتر كاربران صفحه اي تحت عنوان “ راهنمايي ”[23] براي كاربران در نظر بگيريد و اطلاعات نسبتاً مختصري در مورد نحوه طراحي و ساختار سايت ارائه كنيد . البته وجود علائم راهنما ، فهرست مندرجات سايت ، درخت موضوعي[24] ، نقشه سايت و تور مجازي[25] نيز در آشنايي و هدايت كاربران مؤثر و مفيد خواهد بود .
ادامه دارد...
منبع:.irandoc.ac.ir