ب)جلسات يا سخنراني براي گروه بيشتر از دو نفر:
هنگاميكه نوبت جلسات يا سخنراني‌هاي رسمي‌تر مي‌رسد, آن صحبت‌هايي كه در مقابل گروهي بزرگ يا شنوندهها بايد مطرح كنيد, تفاوت‌هايي با جلسات دو نفره خواهد داشت, اكنون شما مي‌بايست به گروه بزرگتري از شنوندهها فكر كنيد.
ـ در اين قسمت از راز شنوندهها پرده برداري مي‌كنيم:
هر گروه بيننده يا شنونده با مجموعه‌اي از خصوصيات طبيعي به محل تجمّع وارد مي‌شوند كه اطلاع از اين خصوصيات, راه ما را براي درك اينكه چه بايد بكنيم تا جمعيت را در آنچه براي گفتن داريم درگير كنيم, باز مي‌شود ـ بيائيد خود را جاي اين گروه بگذاريد؛
اول اينكه: به عنوان عضوي از گروه شنوندگان طبيعتاً به اين موقعيت عادت نداريم و حتي ممكن است ما با سخنران احساس رقابت بكنيم,در اينجا ما شنونده نيستيم, بلكه داور هستيم, اين قضاوت, كار را براي سخنران مشكلتر مي‌كند.
ثانياً: بيشتر جلسات و سخنراني‌ها, مربوط به ارائه يك كار جديد يا يك طرح جديد, بدليل طبيعت اين كار, سخنران را به عنوان يك قهرمان معرفي مي‌كند, اينطور به نظر مي‌رسد كه او كسي است كه مي‌خواهد ما يعني جمعيت شنونده را وادار به توافق با صحبت‌هايش بكند. بنابراين ما هم خود را بطور طبيعي تحت نفوذ احساس مي‌كنيم كه اين كار جلوي ما را براي داشتن يك فكر باز مي‌گيرد و نتيجه معمول احساس تحت نفوذ بودن هم, مقاومت است.
ثالثاً: علاوه بر اين عكس‌العمل‌هاي احساسي, سخنران بايد به مثال عيني و فيزيكي هم توجه كند, سخنران بايد در نظر داشته باشد كه شنونده‌هاي او تحت نفوذ عوامل ديگري نيز هستند. مثلاً: دماي هوا, وضعيت صندلي‌ها و … يا اينكه شما هرگز در موقع نهار نمي‌توانيد توجه آنها را بخود جلب كنيد ـ هر چيزي مي‌تواند روي گوش دادن و ميزان توجه جمعيت شنونده, تأثير بگذارد.
ـ مواردي درباره نحوة آمادگي براي سخنراني:
ـ 3 امر مسلم پايه‌اي وجود دارد كه شما, در مورد نحوة آمادگي براي ارائه نظريات يا صحبت‌هايتان, بايد به آن توجه كنيد:
اول: شناسايي شنوندگان, دوم: تصميم‌گيري راجع به نقش شما در برابر آنها, سوم: طراحي سخنراني
اول: شناسايي شنوندگان :
ـ اولين كار شما يعني شناسايي جمعيت در واقع, احتياج به همان فنوني دارد كه شما در برخورد دو به دو به آن احتياج دارد, فقط اينجا شما بايد پيام خود را بر اساس اهداف, احتياجات و توقعات گروهي از مردم شكل دهيد ـ اين كار مستلزم سعي بيشتري است, اما تنها راهي است كه بوسيله آن شما مي‌توانيد روي روش و نوع برخورد خود براي جلب و درگير شدن شنوندهها تصميم‌گيري كنيد ـ راجع به اين گروه بزرگ چه چيزي را لازم است پيدا كنيد:
اولاً : شما بايد متوسط سن و جنسيت آنها را بدانيد ـ شما همچنين بايد سطح تحصيلي و حرفه‌اي شنوندگان خود را بدانيد, آيا مردم عادي هستند, آيا بيشتر آنها تحصيلات عادي دارند؟
پاسخ همه اين سؤالات روي انتخاب لغات, تصاوير و همه مطالب ديگر تأثير مي‌گذارد, اگر شما با گروه شنونده‌هاي خود آشنايي قبلي داريد, احتمالاً پاسخ بيشتر اين سؤالات را داريد, اما حتي اينجا شما بايد چند سؤال اساسي ديگر را از خودتان بپرسيد.
مثلاً: آيا شنونده‌هاي شما, شخص شما را مي‌شناسند؟ ـ آيا رابطه شما با آنها رسمي است؟ ـ موقعيت كاري شما روي آنها چه اثري دارد؟ ـ آيا شما را از خود برتر مي‌بينند؟ ـ آيا آنها پيش از وقت, شرطي شده و به هر آنچه مي‌گوييد, توجهي نمي‌كنند؟
جواب اين سؤالات به شما كمك خواهد كرد كه در مورد برخورد خود تصميم‌گيري كنيد كه فقط اعتماد اين جمع را بخود جلب كنيد, قبل از اينكه حتي شروع به گفتن مطالب خود كرده باشيد, چقدر رسمي و يا غير رسمي بايد باشيد و در چه قسمت‌هايي از صحبت بايد با جزئيات وارد شده و روي چه مسأله‌اي بيشتر متمركز شويد ـ هنگاميكه شنونده‌هاي خود را شناسايي كرديد, آماده دومين كار هستيد, يعني:
دوم: انتخاب نقش خود:
اگر قرار است اطلاعاتي به آنها بدهيد, شما نقش يك راهنما را براي آنان خواهيد داشت ـ شما نبايد طوري برخورد كنيد كه در آنها احساس همدلي ايجاد نشود بلكه بايد به آنها اين اطمينان را بدهيد كه براي تقسيم كردن دانسته‌هاي خود با آنان آنجا هستيد ـ مثلاً از كاركنان خود مي‌خواهيد كه مقداري بيشتر كار كنند, شما نمي‌توانيد به يكباره شروع كنيد و بگوئيد كه بخاطر منافع اداره, بايد اين كار را انجام دهيد, در چنين حالتي آنها از جلسه دور خواهند شد, در عوض بايد نقش رهبر را بازي كنيد و نشان دهيد كه چطور وقف اين كار هستيد و آنها را متقاعد سازيد كه راه شما را دنبال كنند.
ـ در بعضي اوقات, لازم است كه شما اطلاعاتي منفي را به شنونده‌هاي خود منتقل كنيد, مثلاً: اوضاع اداره عالي نيست يا مشكلات پيش بيني نشده‌اي پيدا شده‌اند.
ـ اگر خبر بدي داريد, در ابتداي صحبت خود آنرا مطرح كنيد اما آنرا با زباني غيررسمي و با سرعت بيان كنيد و بعد وارد يك فضاي سازنده و خوش‌بين شويد
سوم: طراحي سخنراني:
ـ تا اينجا شما شنونده‌هاي خود را شناسايي كرده‌ايد و راجع به نقش خود نيز تصميم گرفتيد, حالا آماده هستيد كه متن صحبت خود را طراحي كنيد, اول مي‌خواهيد صحبت خود را قسمت‌بندي كنيد, اما تجربه نشان داده است كه موفق‌ترين شكل ارائه مطلب اين است كه:
ـ مطالبتان را اول با مقدمه كوتاه شروع كنيد, شما صحبت را با يك جمله كه مغز كلام شما را بيان مي‌كند شروع كنيد, هنوز وقت جزئيات نرسيده است, بعد موضوع انگيزش مطرح مي‌شود, به شنوندهها مي‌گوئيد كه چرا گوش بدهند, و چه نتيجه‌اي براي آنان خواهد داشت.
ـ پس از اين به شنونده‌هاي خود يك توضيح كوتاه راجع به نحوة ارائه مطالبتان مي‌دهيد, شنوندهها احتياج دارند كه نظم و تقسيم‌بندي موضوع صحبت‌هاي شما را بدانند, پس شما بايد به آنها اجازه دهيد كه تقسيم‌بندي و عناويني را كه شما از قبل آماده كرده‌ايد, ببينند, اين محركي است كه باعث مي‌شود آنها تا آخر با شما بمانند.
حالا موقع آنست كه به قلب صحبت خود برسيد, اكنون شما, شنوندهها را قدم به قدم به نكته اصلي رسانده‌ايد, آنها مي‌توانند به وضوح برنامه شما را تجسم كنند.
وقتي شما جزئيات را توضيح مي‌دهيد احتياج به مثالهايي هم داريد كه به فهم نظريات شما كمك كنند, وقتي در قلب صحبت خود هستيد, در موقعيت‌هاي مناسب, بعضي مطالب را بازتر بيان كنيد, دراين هنگام به شنونده‌اي كه ديرتر مطالب را درك مي‌كند فرصت بدهيد كه به بقيه برسد و خود شما هم فرصتي داريد كه توجه كساني را كه دست از گوش دادن كشيده‌اند, دوباره بخود جلب كنيد.
زمانيكه به آخر و نتيجه‌گيري صحبت‌هاي خود مي‌رسيد, هيچگاه طولاني‌تر از آنچه لازم است صحبت نكنيد, خيلي خلاصه همه نكات را جمع‌بندي كنيد و به هم ربط دهيد.
ـ
