سرزمین ایران در دوران پادشاهی هخامنشیان به ایالت‌ها یا استان‌هایی تقسیم می‌شد که در رأس آن‌ها یک «شهربان» "به پارسی باستان: خشسَ پاون (Khshasa-Pavan)؛ به یونانی: ساتراپ (Satrap)؛ به پهلوی: شهرب (Shahrab)؛ به فارسی: شهربان؛ به معنای: حافظ (قلم‌رو) پادشاهی" به عنوان نماینده‌ی پادشاه و فرمان‌دار آن ناحیه، قرار داشت. بر این اساس، در متون یونانی، ایالت‌های هخامنشی «ساتراپی» خوانده شده است.
با تقسیم شدن قلم‌رو شاهنشاهی هخامنشی به صورت ایالت‌هایی جداگانه، تک‌تک نواحی مختلف آن در ساختار سیاسی واحدی گرد می‌آمدند و الگوی شهربانی، نوحی وحدت و یک‌پارچگی سیاسی و اداری ایجاد می‌نمود. با این حال، هر منطقه از لحاظ نوع حکومت و درجه و ماهیت وابستگی‌اش به دولت مرکزی، تفاوت‌های عمده‌ای با دیگر مناطق داشت.
برای نمونه، طوایف گله‌دار رشته کوه‌های زاگرس هرگز به هیچ یک از ایالت‌های هخامنشی نپیوستند و کاملاً با نظام حکومت مرکزی یک‌‌پارچه نشدند. از این رو، پارس‌ها برای مهارنمودن کوه‌نشینان پراکنده، به نوعی سازش موقت تن داده بودند و پادشاه نیز پیوسته برای رهبران این طوایف هدایایی می‌فرستاد تا آنان در مقابل، ملزم به یاری او در مواقع ضروری شوند؛ بدین سان، پادشاه می‌توانست از منابع نیروی انسانی آنان در مواقع لزوم استفاده کند. این طوایف در تأمین امنیت مناطق دشوار-گذر کوهستانی به شاه بزرگ یاری می‌رساندند و کم‌تر به روستانشینان کوه‌پایه‌ها شبیخون می‌زدند تا بدین ترتیب، حسن نیت خود را به او نشان دهند.
هر ایالت هخامنشی، غالباً سرزمین بسیار پهناوری بود و اگر بر اساس نام افراد قضاوت کنیم، همه‌ی شهربان‌ها یا استان‌دارها، از نجیب‌زادگان پارسی (یا حداقل، آریایی) بودند که امور ایالتی را از مرکز آن ایالت اداره می‌کردند. مرکز ایالت‌ها، غالباً همان پای‌تخت‌های قدیمی دولت‌هایی بود که به دست پارس‌ها فتح شده بود. برای نمونه، در مصر مرکز ایالت، شهر «ممفیس» بود، در لیدیه شهر «سارد»، در ماد «اکباتان» و در بابل شهر «بابل». پای‌تخت یا مرکز هر ایالتی، به منزله‌ی نمونه‌ی کوچک‌تر مراکز سلطنتی بود.
مالیات‌ها یا خراج‌های ایالت در آن جا گرد می‌آمد و انبار می‌شد و بخشی از آن‌ها نیز به دولت مرکزی ارسال می‌گردید. بدین ترتیب، هر ایالتی هزینه‌ها و نیازهای خود را از طریق منابع داخلی خویش تأمین می‌کرد. برخی خراج‌ها جنسی (کالایی) بود و می‌شد از آن‌ها مستقیماً برای تغذیه و حفظ پادگان‌های محلی استفاده کرد. خراج‌ها و مالیات‌هایی نیز به صورت فلزات گران‌بها و معمولاً نقره دریافت و برای هزینه‌های استثنایی ذخیره می‌شد.
محل سکونت شهربان در مرکز ایالت، یک کاخ بود که غالباً، به شاهان پیشین آن سرزمین تعلق داشت. از این کاخ‌ها برای پذیرایی از شاهنشاه پارسی به هنگام مسافرت وی به ایالت‌های امپراتوری نیز استفاده می‌شد. در کاخ‌های ایالتی، بایگانی‌هایی وجود داشت که فرمان‌های سلطنتی در آن‌ها نگه‌داری می‌شد.
جریان اداری و دیوان‌سالاری منطقه‌ای، از همین بایگانی‌ها اعمال می‌گردید. درخواست‌ها یا دادخواست‌های خطاب به شهربان را به آن جا می‌فرستادند و نسخه‌هایی از تصمیمات وی را - که گزارش عمل‌کرد مقامات محلی بر آن‌ها پشت‌نویسی شده بود - برای مراجعه در آینده، بایگانی می‌شد. الواح دیوانی نوشته شده به زبان ایلامی که در افغانستان، ارمنستان و ترکیه یافته شده، نمودار آن است که اقدامات دیوان‌سالارانه‌ی مورد تأیید و انجام شده در تخت جمشید، در ایالت‌های مختلف امپراتوری نیز عیناً انجام می‌گرفته است "آملی کورت: «هخامنشیان»، ترجمه‌ی مرتضا ثاقب‌فر، انتشارات ققنوس، 1378، ص 15-108". در واقع می‌توان گفت که دیوان‌سالاری شگرف و عظیم هخامنشی - که در آن، تمام عملیات و فعالیت‌های اجرایی و اداری و مالی اعضای دولت (از پادشاه تا کارگران) به دقت ثبت و ضبط شده و مورد رسیدگی و ارزیابی دقیق کارشناسان و مأموران دیوانی قرار می‌گرفت تا تمام امور دولت، منضبط، قاعده‌مند، سالم و قانوی گردد - به عنوان الگویی رسمی و کارا و ثابت، در سراسر قلم‌رو شاهنشاهی هخامنشی گسترده و نهادینه شده بود.
در ادامه، فهرست کامل ایالت‌های هخامنشی بر اساس سنگ‌نوشته‌های داریوش (DPe, DSm, DNa) و خشایارشا (XPh) و با مقایسه با گزارش‌های هردوت، گزنفون و آرین ارائه می‌شود:
+ آشور (شمال عراق و سوریه) = پارسی باستان: اثورا (Athura)؛ یونانی: آسیریا (Assyria).
+ اتیوپی = پارسی باستان: کوشیا (Kushya)؛ یونانی: آیثیوپیا (Aithiopia).
+ اردن = پارسی باستان: اربای (Arabaya)؛ یونانی: اربیا (Arabia).
+ ارمنستان = پارسی باستان: ارمینَ (Armina)؛ یونانی: ارمنیا (Armenia).
+ بابل (جنوب عراق) = پارسی باستان: بابیرو (Babiru)؛ یونانی: بابیلونیا (Babylonia).
+ بلخ = پارسی باستان: باختری (Bakhtri)؛ یونانی: باکتریا (Baktria).
+ پارت = پارسی باستان: پرثوَ (Parthava)؛ یونانی: پارثیا (Parthia).
+ پارس = پارسی باستان: پارسَ (Parsa)؛ یونانی: پرسیس (Persis).
+ خوارزم (ازبکستان) = پارسی باستان: اوورزمی (Uvarazmi)؛ یونانی: خوراسمیا (Chorasmia).
+ زرنگ (سیستان) = پارسی باستان: زرنک (Zranka)؛ یونانی: درنگیانا (Drangiana).
+ سغد = پارسی باستان: سوگدَ (Sugda)؛ یونانی: سوگدیانا (Sogdiana).
+ قندهار (رخج) = پارسی باستان: هرهووتی (Harahuvati)؛ یونانی: آرخوسیا (Arachosia).
+ کاپادوکیه (مرکز ترکیه) = پارسی باستان: کتپتوک (Katpatuka)؛ یونانی: کپدوکیا (Kappadokia).
+ کاریه (جنوب غربی ترکیه) = پارسی باستان: کرکا (Karka)؛ یونانی: کریا (Karia).
+ گندار (منطقه‌ی هندوکش) = پارسی باستان: گندارَ (Gandara)؛ یونانی: گنداریا (Gandaria).
+ لیبی = پارسی باستان: پوتایا (Putaya)؛ یونانی: لیبیا (Libya).
+ لیدیه (غرب ترکیه) = پارسی باستان: سپردَ (Sparda)؛ یونانی: لیدیا (Lydia).
+ ماد = پارسی باستان: مادَ (Mada)؛ یونانی: مدیا (Media).
+ مصر = پارسی باستان: مودرای (Mudraya)؛ یونانی: ایگیپتوس (Aigyptos).
+ مقدونیه = پارسی باستان: سکودرَ (Skudra)؛ یونانی: ثراکیا (Thrakia).
+ مکران (غرب سیستان) = پارسی باستان: مک (Maka)؛ یونانی: میکیا (Mykia).
+ هرات = پارسی باستان: هریوَ (Haraiva)؛ یونانی: آره‌یا (Areia).
+ هند (پنجاب) = پارسی باستان: هیندو (Hindu)؛ یونانی: ایندیا (India).
+ یونیه = پارسی باستان: ی اونا (Yauna)؛ یونانی: (Ionia).
با تقسیم شدن قلم‌رو شاهنشاهی هخامنشی به صورت ایالت‌هایی جداگانه، تک‌تک نواحی مختلف آن در ساختار سیاسی واحدی گرد می‌آمدند و الگوی شهربانی، نوحی وحدت و یک‌پارچگی سیاسی و اداری ایجاد می‌نمود. با این حال، هر منطقه از لحاظ نوع حکومت و درجه و ماهیت وابستگی‌اش به دولت مرکزی، تفاوت‌های عمده‌ای با دیگر مناطق داشت.
برای نمونه، طوایف گله‌دار رشته کوه‌های زاگرس هرگز به هیچ یک از ایالت‌های هخامنشی نپیوستند و کاملاً با نظام حکومت مرکزی یک‌‌پارچه نشدند. از این رو، پارس‌ها برای مهارنمودن کوه‌نشینان پراکنده، به نوعی سازش موقت تن داده بودند و پادشاه نیز پیوسته برای رهبران این طوایف هدایایی می‌فرستاد تا آنان در مقابل، ملزم به یاری او در مواقع ضروری شوند؛ بدین سان، پادشاه می‌توانست از منابع نیروی انسانی آنان در مواقع لزوم استفاده کند. این طوایف در تأمین امنیت مناطق دشوار-گذر کوهستانی به شاه بزرگ یاری می‌رساندند و کم‌تر به روستانشینان کوه‌پایه‌ها شبیخون می‌زدند تا بدین ترتیب، حسن نیت خود را به او نشان دهند.
هر ایالت هخامنشی، غالباً سرزمین بسیار پهناوری بود و اگر بر اساس نام افراد قضاوت کنیم، همه‌ی شهربان‌ها یا استان‌دارها، از نجیب‌زادگان پارسی (یا حداقل، آریایی) بودند که امور ایالتی را از مرکز آن ایالت اداره می‌کردند. مرکز ایالت‌ها، غالباً همان پای‌تخت‌های قدیمی دولت‌هایی بود که به دست پارس‌ها فتح شده بود. برای نمونه، در مصر مرکز ایالت، شهر «ممفیس» بود، در لیدیه شهر «سارد»، در ماد «اکباتان» و در بابل شهر «بابل». پای‌تخت یا مرکز هر ایالتی، به منزله‌ی نمونه‌ی کوچک‌تر مراکز سلطنتی بود.
مالیات‌ها یا خراج‌های ایالت در آن جا گرد می‌آمد و انبار می‌شد و بخشی از آن‌ها نیز به دولت مرکزی ارسال می‌گردید. بدین ترتیب، هر ایالتی هزینه‌ها و نیازهای خود را از طریق منابع داخلی خویش تأمین می‌کرد. برخی خراج‌ها جنسی (کالایی) بود و می‌شد از آن‌ها مستقیماً برای تغذیه و حفظ پادگان‌های محلی استفاده کرد. خراج‌ها و مالیات‌هایی نیز به صورت فلزات گران‌بها و معمولاً نقره دریافت و برای هزینه‌های استثنایی ذخیره می‌شد.
محل سکونت شهربان در مرکز ایالت، یک کاخ بود که غالباً، به شاهان پیشین آن سرزمین تعلق داشت. از این کاخ‌ها برای پذیرایی از شاهنشاه پارسی به هنگام مسافرت وی به ایالت‌های امپراتوری نیز استفاده می‌شد. در کاخ‌های ایالتی، بایگانی‌هایی وجود داشت که فرمان‌های سلطنتی در آن‌ها نگه‌داری می‌شد.
جریان اداری و دیوان‌سالاری منطقه‌ای، از همین بایگانی‌ها اعمال می‌گردید. درخواست‌ها یا دادخواست‌های خطاب به شهربان را به آن جا می‌فرستادند و نسخه‌هایی از تصمیمات وی را - که گزارش عمل‌کرد مقامات محلی بر آن‌ها پشت‌نویسی شده بود - برای مراجعه در آینده، بایگانی می‌شد. الواح دیوانی نوشته شده به زبان ایلامی که در افغانستان، ارمنستان و ترکیه یافته شده، نمودار آن است که اقدامات دیوان‌سالارانه‌ی مورد تأیید و انجام شده در تخت جمشید، در ایالت‌های مختلف امپراتوری نیز عیناً انجام می‌گرفته است "آملی کورت: «هخامنشیان»، ترجمه‌ی مرتضا ثاقب‌فر، انتشارات ققنوس، 1378، ص 15-108". در واقع می‌توان گفت که دیوان‌سالاری شگرف و عظیم هخامنشی - که در آن، تمام عملیات و فعالیت‌های اجرایی و اداری و مالی اعضای دولت (از پادشاه تا کارگران) به دقت ثبت و ضبط شده و مورد رسیدگی و ارزیابی دقیق کارشناسان و مأموران دیوانی قرار می‌گرفت تا تمام امور دولت، منضبط، قاعده‌مند، سالم و قانوی گردد - به عنوان الگویی رسمی و کارا و ثابت، در سراسر قلم‌رو شاهنشاهی هخامنشی گسترده و نهادینه شده بود.
در ادامه، فهرست کامل ایالت‌های هخامنشی بر اساس سنگ‌نوشته‌های داریوش (DPe, DSm, DNa) و خشایارشا (XPh) و با مقایسه با گزارش‌های هردوت، گزنفون و آرین ارائه می‌شود:
+ آشور (شمال عراق و سوریه) = پارسی باستان: اثورا (Athura)؛ یونانی: آسیریا (Assyria).
+ اتیوپی = پارسی باستان: کوشیا (Kushya)؛ یونانی: آیثیوپیا (Aithiopia).
+ اردن = پارسی باستان: اربای (Arabaya)؛ یونانی: اربیا (Arabia).
+ ارمنستان = پارسی باستان: ارمینَ (Armina)؛ یونانی: ارمنیا (Armenia).
+ بابل (جنوب عراق) = پارسی باستان: بابیرو (Babiru)؛ یونانی: بابیلونیا (Babylonia).
+ بلخ = پارسی باستان: باختری (Bakhtri)؛ یونانی: باکتریا (Baktria).
+ پارت = پارسی باستان: پرثوَ (Parthava)؛ یونانی: پارثیا (Parthia).
+ پارس = پارسی باستان: پارسَ (Parsa)؛ یونانی: پرسیس (Persis).
+ خوارزم (ازبکستان) = پارسی باستان: اوورزمی (Uvarazmi)؛ یونانی: خوراسمیا (Chorasmia).
+ زرنگ (سیستان) = پارسی باستان: زرنک (Zranka)؛ یونانی: درنگیانا (Drangiana).
+ سغد = پارسی باستان: سوگدَ (Sugda)؛ یونانی: سوگدیانا (Sogdiana).
+ قندهار (رخج) = پارسی باستان: هرهووتی (Harahuvati)؛ یونانی: آرخوسیا (Arachosia).
+ کاپادوکیه (مرکز ترکیه) = پارسی باستان: کتپتوک (Katpatuka)؛ یونانی: کپدوکیا (Kappadokia).
+ کاریه (جنوب غربی ترکیه) = پارسی باستان: کرکا (Karka)؛ یونانی: کریا (Karia).
+ گندار (منطقه‌ی هندوکش) = پارسی باستان: گندارَ (Gandara)؛ یونانی: گنداریا (Gandaria).
+ لیبی = پارسی باستان: پوتایا (Putaya)؛ یونانی: لیبیا (Libya).
+ لیدیه (غرب ترکیه) = پارسی باستان: سپردَ (Sparda)؛ یونانی: لیدیا (Lydia).
+ ماد = پارسی باستان: مادَ (Mada)؛ یونانی: مدیا (Media).
+ مصر = پارسی باستان: مودرای (Mudraya)؛ یونانی: ایگیپتوس (Aigyptos).
+ مقدونیه = پارسی باستان: سکودرَ (Skudra)؛ یونانی: ثراکیا (Thrakia).
+ مکران (غرب سیستان) = پارسی باستان: مک (Maka)؛ یونانی: میکیا (Mykia).
+ هرات = پارسی باستان: هریوَ (Haraiva)؛ یونانی: آره‌یا (Areia).
+ هند (پنجاب) = پارسی باستان: هیندو (Hindu)؛ یونانی: ایندیا (India).
+ یونیه = پارسی باستان: ی اونا (Yauna)؛ یونانی: (Ionia).